La gestione documentale informatizzata

La gestione dei documenti su supporto cartaceo ed elettronico

Attualmente in molte aziende, soprattutto medio/piccole, la gestione delle informazioni scritte avviene in modalità mista, attraverso documenti su supporto cartaceo ed attraverso documenti informatici (file di Office, file PDF, e-mail, ecc.), ma mentre i primi normalmente soddisfano tutti  crismi della ufficialità e legalità con tanto di firme autografe, i secondi spesso viaggiano in formato editabile e ne proliferano le copie personali, tanto che spesso non si sa qual è la versione ufficialmente approvata o inviata all’esterno (fatto salvo effettuare verifiche lunghe e laboriose).

Quante volte si vedono offerte o contratti inviati via e-mail in formato PDF (modificabile con un software apposito) contenente la firma scansionata del direttore, oppure addirittura il documento Word non protetto con la firma scansionata incollata in calce! Orrore! Direbbe il povero Enzo Tortora. Per fortuna che son tutti onesti!

Una gestione dei documenti quasi interamente elettronica – lasciando al supporto cartaceo solo quei documenti che, per necessità di trasmetterli all’esterno, perché devono essere firmati e/o per consegnarli a collaboratori itineranti, devono restare su carta – porterebbe ad un discreto risparmio di costi per moltissime aziende. Probabilmente è una delle aree cui l’innovazione tecnologica fornisce maggior valor aggiunto.

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