La gestione dei documenti su supporto cartaceo ed elettronico

Attualmente in molte aziende, soprattutto medio/piccole, la gestione delle informazioni scritte avviene in modalità mista, attraverso documenti su supporto cartaceo ed attraverso documenti informatici (file di Office, file PDF, e-mail, ecc.), ma mentre i primi normalmente soddisfano tutti  crismi della ufficialità e legalità con tanto di firme autografe, i secondi spesso viaggiano in formato editabile e ne proliferano le copie personali, tanto che spesso non si sa qual è la versione ufficialmente approvata o inviata all’esterno (fatto salvo effettuare verifiche lunghe e laboriose).

Quante volte si vedono offerte o contratti inviati via e-mail in formato PDF (modificabile con un software apposito) contenente la firma scansionata del direttore, oppure addirittura il documento Word non protetto con la firma scansionata incollata in calce! Orrore! Direbbe il povero Enzo Tortora. Per fortuna che son tutti onesti!

Una gestione dei documenti quasi interamente elettronica – lasciando al supporto cartaceo solo quei documenti che, per necessità di trasmetterli all’esterno, perché devono essere firmati e/o per consegnarli a collaboratori itineranti, devono restare su carta – porterebbe ad un discreto risparmio di costi per moltissime aziende. Probabilmente è una delle aree cui l’innovazione tecnologica fornisce maggior valor aggiunto.

Vediamo, dunque, quali vantaggi porterebbe in concreto l’introduzione di una soluzione informatica di gestione documenti, eventualmente unita alla gestione dell’archiviazione ottica sostitutiva, ovvero la possibilità di gestire completamente in elettronico anche quei documenti che normalmente vengono mantenuti su supporto cartaceo per motivi legali o fiscali.:

• Meno carta che gira in azienda (con vantaggi anche sotto l’aspetto ambientale);
• Riduzione al minimo della possibilità di perdere fisicamente documenti o di non trovarli perché sono stati archiviati in modo scorretto;
• Miglioramento dell’efficacia (minor tempo per processare un documento) e dell’efficienza (minor impiego di risorse per completare il ciclo di vita del documento, possibilità di gestire i documenti anche da remoto, ecc.) dei processi che prevedono l’elaborazione di documenti.

La gestione documentale ideale

Oggi la gestione documentale completamente informatizzata (salvo i casi precedentemente esposti) è alla portata anche delle piccole e medie imprese, grazie a soluzioni software mature, hardware all’avanguardia ed una normativa italiana allo stato dell’arte. Ma in pratica come si attua tutto ciò?

La gestione dei documenti prodotti internamente in formato elettronico viene affidata completamente al software, fin dalla nascita del documento in formato Word, Excel o altro, infatti la creazione del documento avviene mediante l’applicativo solitamente impiegato, ma al primo salvataggio il file viene immediatamente “dato in pasto” al software di gestione documentale (che nel seguito chiameremo per brevità GD) che si occupa della classificazione e dell’archiviazione del file nel Server aziendale. Questo implica che l’autore del documento non può più dare al file un nome arbitrario (tipo “lettera1”, “offerta”, “richiesta”,…) e salvarlo in una directory diversa da quella stabilita dalle procedure aziendali (se definite), il che non aiuta per nulla la successiva ricerca. Poi solitamente il documento deve essere revisionato, verificato ed approvato da altre persone all’interno della società, prima di inviarlo eventualmente all’esterno: immaginiamoci ad esempio l’iter di emissione di un’offerta, alla quale contribuiscono più persone, alcune spesso fuori azienda.

La gestione di tutto l’iter attraverso il nostro GD avviene in modo estremamente efficiente, perché è possibile collegarsi da remoto, via internet, alla versione corrente del documento, di cui viene tenuta traccia delle versioni successive e delle persone che lo hanno revisionato. Quindi non è più possibile fare confusione e modificare contemporaneamente due copie del documento inviato per e-mail e poi trovarsi con due versioni da riunificare e nemmeno perdere traccia di chi ha realmente visionato il documento e, se del caso, approvato. Tutti gli errori hanno un padrone certificato dal software GD: nessun manager potrà più accusare la propria segretaria di aver sbagliato l’ultima modifica al documento, se lo aveva precedentemente approvato e nessuna segretaria potrà più dire che non sa chi ha fatto quell’errore poiché ci hanno messo le mani in tanti in quel file.

Tutto il personale può reperire facilmente qualsiasi documento perché è stato classificato secondo specifici parametri (cliente, fornitore, commessa, ordine,…) e viste multiple. Ciò è reso obbligatorio dal software al momento della creazione del documento.

Quando un documento viene approvato e reso ufficiale (un’offerta, una procedura interna, un piano di progetto,…) viene creata una versione PDF non modificabile, firmata digitalmente se è il caso (ad esempio offerta ad un cliente). L’emissione all’esterno di documenti importanti ed ufficiali avviene tramite posta elettronica certificata, dunque si ha lo stesso valore legale del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa ed inviato per raccomandata o consegnato a mano.

Ogni documento, poi, è reso disponibile solo a chi ne è autorizzato alla consultazione o modifica, non si rischia più di perdere file importanti perché vengono mantenuti nascosti nel PC di un dirigente e non vengono sottoposti a backup e le modifiche per errore da parte di chi non è autorizzato (tutti dopo l’emissione del documento) non sono possibili.

I documenti elettronici provenienti dall’esterno, comprese le stesse e-mail con allegati, vengono immediatamente processati dal GD, archiviati e classificati secondo appositi criteri da chi li riceve, il quale – qualunque livello gerarchico esso sia – non può esimersi da riempire alcuni campi obbligatori che permettono di catalogare correttamente il documento (mittente, oggetto, commessa, progetto, destinatario,…). Anche le e-mail, spesso conservate, ma irrintracciabili perché non archiviate correttamente da chi le riceve, possono essere gestite nel modo corretto, anche sotto il punto di vista legale-contrattuale. Infatti la gestione dei documenti trasmessi e ricevuti via e-mail in molte organizzazioni non crea problemi fintantoché non si generano contenziosi.

Per quanto riguarda i documenti che provengono in formato cartaceo dall’esterno, essi vengono immediatamente scansionati con scanner professionali che acquisiscono automaticamente numerosi fogli di carta di vari formati e qualità (documenti sporchi, accartocciati, scoloriti, su carta velina, storti,…) e li convertono in formato PDF pienamente leggibile, senza dover intervenire manualmente (oggi molte persone in azienda non sanno acquisire tramite scanner i documenti nel modo corretto, senza peggiorarne la qualità o evitando di creare file di dimensioni ragguardevoli). All’essere umano resta soltanto da classificare il documento in modo corretto e magari, se interessa disporre del contenuto in formato editabile, di convertirlo in formato testo tramite OCR.

Per quanto riguarda il ciclo passivo dei documenti da conservare perché a rilevanza fiscale il nostro GD, supportato dall’hardware adeguato, permette di inserire alcune informazioni base all’arrivo del documento, quindi stampa un’etichetta bar code da applicare sul documento cartaceo che successivamente verrà acquisito “in batch” assieme ad altri documenti di rilevanza fiscale e, quindi, classificato nel modo corretto nel sistema gestionale, correlato alla registrazione contabile cui si riferisce. Dopodiché il cartaceo può essere conservato in archivi anche non facilmente accessibili oppure distrutto, dal momento che il documento informatico acquisito è prontamente reperibile ed ha rilevanza legale-fiscale.

La fatturazione attiva avviene senza stampa di fatture cartacee, inviando il corrispondente documento informatico (PDF o XML a seconda degli accordi con il cliente) direttamente al cliente con mezzi elettronici (solitamente e-mail automatica).

Il sistema di gestione qualità (ed ambientale, sulla sicurezza, ecc.) ne beneficia grandemente, non solo nella emissione e distribuzione dei documenti di sistema (manuali, procedure, modulistica…), ma anche nella gestione dei singoli processi, il cui iter documentale è perfettamente rintracciabile, con accrescimento del livello di soddisfazione del cliente che, quando telefona, trova sempre qualcuno in grado di entrare nel merito in modo corretto perché riesce ad inserirsi nella “storia” al punto giusto, non in qualche “episodio” passato.

Riepilogando: carta ridotta al minimo, rapida accessibilità di tutti i documenti tramite sistema informatico interno oppure via web – in modo perfettamente sicuro – dall’esterno, velocità nell’iter di emissione dei documenti, minor possibilità di errori. In altre parole riduzione dei costi.

Le soluzioni

Il mercato offre diverse soluzioni – sistemi software con hardware apposito – mature, efficaci ed efficienti, a costi pienamente abbordabili, anche in considerazione della cospicua riduzione dei costi che portano.

Esistono prodotti software che si appoggiano ad hardware specifico oppure ad hardware commerciale compatibile, ma anche società che erogano il servizio completo di archiviazione ottica sostitutiva (per la quale è sempre necessario un responsabile dell’archiviazione con caratteristiche stabilite dalla legge).

Per quella che è l’opinione personale i prodotti più validi sul mercato per una PMI, anche in considerazione del rapporto qualità/prezzo, dell’ambiente operativo di funzionamento (sistema operativo, database, file system) sono i seguenti:

• OpenWork
• Arxivar
• Alfresco

Naturalmente si va da soluzioni di business process management complete ad applicativi open source da configurare. In tutti casi il prodotto da sé (unito ovviamente all’hardware adeguato) non risolve tutti i problemi; occorre un adeguato supporto tecnico e consulenziale per una corretta installazione, configurazione, parametrizzazione, formazione ed assistenza. Soprattutto l’aspetto configurazione/parametrizzazione è fondamentale che sia seguito da professionisti all’altezza della situazione che siano in grado di tradurre i processi aziendali nella struttura dell’applicativo.

In buona sostanza la struttura organizzativa ed i processi aziendali vanno descritti in modo adeguato nel software, attraverso strumenti semplici e visuali, che però devono essere utilizzati da chi conosce bene l’organizzazione e sa non tanto come funziona (as is), ma come dovrebbe funzionare (should be) per essere efficace ed efficiente.

Anche in questo caso l’investimento deve essere fatto non solo sull’applicativo software e sui servizi correlati (installazione, assistenza, ecc.), ma anche su una consulenza all’altezza e su una adeguata formazione delle risorse interne che dovranno far funzionare tutta la macchina.