La Check-list di valutazione del fornitore

Fin dagli albori dei sistemi qualità ISO 9001 (ma ai tempi era anche ISO 9002) la qualifica del fornitore è stato un elemento particolarmente significativo, da soddisfare anche attraverso la sottomissione ai fornitori di un questionario di (auto)valutazione e qualifica del fornitore che andava a valutare la sua organizzazione, le sue metodologie di assicurazione qualità e l’eventuale situazione rispetto alla certificazione di qualità (ISO 9001/ISO 9002/ISO 9003, certificazioni di prodotto, ecc.). Tali questionari avevano una loro ratio: se ben strutturati consentivano di valutare numerosi aspetti dei processi operativi del fornitore e spesso lo invitavano a migliorare i suoi controlli qualità. Chiaramente una visita in loco poteva sempre permettere al cliente di verificare la veridicità delle risposte fornite.

Nel corso degli anni i metodi di valutazione dei fornitori si sono evoluti, ma i questionari sono in parte rimasti, almeno per i fornitori di prodotti e servizi critici, magari affiancati da visite presso la loro sede o veri e propri audit di 2a parte.

Negli ultimi tempi questa modalità di valutazione è estesa ad altri settori: la privacy, la sicurezza informatica e la Sostenibilità, tipicamente declinata nei suoi elementi costituenti: Ambiente (Environment), Responsabilità Sociale (Social Accountability) e Governance, nota con l’acronimo ESG.

Purtroppo, grandi aziende hanno distribuito a pioggia questi questionari per valutare tutti i loro fornitori, senza distinzione.

Così molte aziende si sono viste recapitare (via e-mail) un questionario al quale devono tassativamente rispondere, ma non sanno come, soprattutto per quanto riguarda alcune domande.

Spesso, poi, le risposte ai questionari vengono valutate con algoritmi matematici, applicando metodi quali-quantitativi. In altre parole, ad ogni domanda bisogna rispondere con un SI o NO oppure con un Conforme/Parzialmente Conforme/Non Conforme, e così via. Ad ogni risposta è poi assegnato un punteggio (ed eventualmente un peso) che contribuisce al calcolo di un punteggio complessivo (spesso tramite una media pesata).

Dunque, troppe risposte negative o parzialmente negative possono portare ad escludere una PMI dall’Albo Fornitori di un cliente importante per aspetti non strettamente legati al prodotto/servizio fornito.

Ma andiamo ad esaminare le due principali tipologie di questionari:

  • quello dedicato alla Sostenibilità (ESG) e
  • quello dedicato alla Privacy (Data Protection secondo il GDPR, Reg UE 2016/679) ed alla Sicurezza Informatica (Cybersecurity).

I questionari sulla Sostenibilità riportano domande anche molto specifiche come, ad esempio, richieste sul calcolo della carbon footprint, delle emissioni di CO2 e/o monitoraggio dei consumi energetici.

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Ovviamente a tali domande molte PMI, soprattutto quelle nel settore dei servizi, non sanno cosa rispondere, né pensano di implementare un sistema di misura e monitoraggio di tali elementi.

In molti contesti il questionario non dovrebbe essere applicabile: se il fornitore ha un basso impatto ambientale, non dovrebbe essere valutato su questi aspetti, in quanto non posso trattare allo stesso modo un fornitore di prodotti derivanti da un processo manifatturiero, un semplice rivenditore di prodotti e un fornitore di servizi di sviluppo software ed assistenza software e sistemistica. Se il fornitore appartiene a queste ultime tipologie, dovrebbe poter rispondere: “Caro cliente, siamo un’azienda di servizi che lavora in uffici neanche tanto vasti, il nostro impatto ambientale è limitato e più che cercare di fare la raccolta differenziata e di limitare i consumi energetici (già ridotti) non possiamo”. Del resto i valori di alcuni parametri sopra menzionati non avrebbero senso e non sarebbero comunque comparabili con aziende industriali.

Sugli aspetti Social dei questionari ESG, non ha molto senso richiedere il possesso di una certificazione nell’ambito della Responsabilità Sociale (SA 8000 o altri; ci sono diversi standard, forse troppi, nessuno standard ISO certificabile), soprattutto quando il fornitore non è a rischio di non rispettare i diritti dei lavoratori, soprattutto riguardo al lavoro forzato o al lavoro minorile.

Questi ultimi aspetti, viceversa, spesso risultano difficilmente applicabili a fornitori che producono in Paesi nei quali la normativa sul lavoro non è severa come nel nostro, anzi, lo sfruttamento dei lavoratori e il disconoscimento dei loro diritti è all’ordine del giorno.

In queste situazioni il tipico caso è quello dell’azienda A (grande azienda, anche multinazionale) vuole imporre criteri rigorosi di responsabilità sociale all’azienda B (il nostro fornitore che è un semplice rivenditore) che acquista i prodotti dall’azienda C, che è una grande azienda che opera in mercati del lavoro poco regolamentati (Asia, Africa…). L’azienda B può essere assolutamente compliance a tutte le norme applicabili in Italia e forse più, ma che controllo può imporre su fornitori di altri Paesi che controllano il mercato globale?

Lato Governance spesso viene richiesta l’attuazione di un Modello Organizzativo 231 (per le aziende italiane) che per certi settori non ha senso poiché la probabilità di incappare in uno dei reati previsti dal D.lgs 231/2001 è quasi inesistente. Idem dicasi per la nuova normativa anticorruzione (ISO 37001).

Al di là del consiglio di rispondere con serietà, competenza e massima trasparenza, sarebbe utile instaurare un canale di comunicazione con il cliente per evitare di essere fortemente penalizzati da un algoritmo di valutazione del questionario che non considera adeguatamente nel calcolo il settore di appartenenza del fornitore.

Passiamo al questionario sulla Privacy e/o sulla Cybersecurity.

Il questionario Privacy viene giustamente adottato per qualificare il responsabile (esterno) del Trattamento di Dati personali ai sensi dell’art. 28 del GDPR, ma non solo. Alcune organizzazioni che hanno molto a cuore la tutela dei dati personali che gestiscono, anche perché molto critici (dati sanitari, dati bancari, ecc.), lo mandano a chiunque ha un appalto di servizi. Starà poi al fornitore spiegare che magari il proprio software in cloud non tratta dati personali di cui il cliente è titolare, a parte i dati delle credenziali di accesso degli utenti e, pertanto, non potrà mai essere investito del titolo di Responsabile del Trattamento.

Se, viceversa, il fornitore tratta dati personali occorre fare attenzione ad alcune domande. Ad esempio, spesso il cliente richiede se il fornitore ha svolto una DPIA (valutazione di impatto sui dati personali), che in realtà è applicabile solo in alcuni casi. Ricordiamo infatti che la DPIA è dovuta, oltre ai casi esplicitamente previsti dal Regolamento UE 679/2016 e dalle indicazioni del nostro Garante Privacy, se un trattamento di dati personali – a seguito della valutazione dei rischi – presenta rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati.

 Anche le domande sul DPO (RPD) dovrebbero prevedere la non applicabilità del requisito per determinati tipi di organizzazione, anche se la nomina di un DPO è comunque un’azione volontaria consigliabile in molte realtà.

Per quanto riguarda la nomina dei responsabili del trattamento (sub-responsabili per il trattamento che un fornitore effettua per un cliente titolare del trattamento) con adeguato accordo contrattuale, essa è un atto doveroso, ma è difficile ribaltare al sub-responsabile i medesimi requisiti contrattuali imposti dal titolare (cliente) al responsabile (fornitore). Immaginiamo ad esempio una società di servizi di elaborazione dati relativi alla gestione del personale che ha numerosi clienti che la hanno nominata responsabile del trattamento, ma che ovviamente utilizza il medesimo programma software per elaborare i dati di tutti i clienti ed ha un contratto con i fornitori del software (tipicamente in Saas, ovvero in cloud) unico con la nomina del fornitore del software  a responsabile del trattamento. In tale situazione è difficile che tutti i requisiti, anche quelli particolari, coincidano con quelli richiesti dal cliente titolare del trattamento.

Poi ci sono le misure di sicurezza.

Spesso le check-list comprendono riferimenti a controlli estratti da linee guida ENISA, ISO 27002 e quant’altro di meglio c’è a disposizione. Peccato che talvolta queste misure di sicurezza non sono correttamente declinate.

Ad esempio, il controllo degli accessi logici e le regole di autenticazione non possono essere imposti tu cur dal cliente al fornitore: alcune regole come il cambio password ogni 3 o 6 mesi non ha senso richiederle come obbligo. Ci sono illustri pareri (NIST in primis) che sono contrari al cambio password frequente, a vantaggio di altre misure di sicurezza alternative (es. MFA con elevata complessità della password).

Dunque, sarebbe più corretto chiedere al fornitore quali policy di controllo degli accessi logici ha implementato e non accontentarsi di risposte del tipo: “per accedere ai sistemi informatici abbiamo imposto una password” … che vuol dir tutto e vuol dir niente.

Poi chiaramente il questionario dovrebbe concentrarsi sulle misure di sicurezza relative al trattamento che il fornitore fa per il cliente. Se il responsabile del trattamento fornisce un software i cloud (SaaS) non ha particolare rilevanza come effettua i backup dei propri dati gestionali internamente, ma è importante capire quali misure di sicurezza ha adottato il datacenter che ospita il servizio.

Stesso discorso vale per backup, anti-malware, firewall ed altre misure di sicurezza che dovrebbero essere commisurate all’attività effettivamente svolta dal fornitore per il cliente. Non basta affermare di disporre di queste misure di sicurezza, bisogna capire come sono applicate. Quando l’accesso del fornitore ai dati del cliente avviene sui database installati presso il cliente normalmente le misure di sicurezza importanti sono quelle implementate dal cliente stesso (regole di autenticazione, VPN per accessi dall’esterno, ecc.). In conclusione, occorre essere preparati per rispondere adeguatamente a queste richieste dei clienti e, se si ritiene di essere adeguatamente strutturati ed organizzati su questi aspetti, è opportuno cercare un dialogo con persone competenti appartenenti all’organizzazione del cliente. Nella

Cosa sono gli adeguati assetti organizzativi?

Il nuovo art. 2086 del Codice Civile riporta quanto segue:

“Gestione dell’impresa

1. L’imprenditore è il capo dell’impresa e da lui dipendono gerarchicamente i suoi collaboratori.

2. L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.”

Le PMI si stanno adeguando?

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Pubblicato l’Elenco degli Innovation Manager

Il Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) ha pubblicato nei giorni scorsi l’Elenco degli Innovation Manager, ovvero dei consulenti liberi professionisti e delle società di consulenza che potranno aiutare le aziende che ne faranno domanda a sviluppare l’innovazione tecnologica ed organizzativa dei loro processi usufruendo di importanti agevolazioni statali.

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Fatturazione elettronica? Si grazie

Come tutti ormai sanno la fatturazione elettronica B2B è diventata obbligatoria dallo scorso 1° gennaio per tutti o quasi.

Al di là degli oserei dire inevitabili problemi tecnici che si stanno rilevando per mettere a regime questa rivoluzione contabile e fiscale del nostro Paese, credo sia opportuno capire meglio gli effetti di questa innovazione.

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La norma UNI 11697:2017 e la figura del DPO

Lo scorso dicembre – dopo lunghe discussioni – è stata pubblicata la norma UNI 11697:2017 “Attività professionali non regolamentate – Profili professionali relativi al trattamento e alla protezione dei dati personali – Requisiti di conoscenza, abilità e competenza”, inerente la definizione dei requisiti relativi all’attività professionale dei soggetti operanti nell’ambito del trattamento e della protezione dei dati personali (compreso il DPO), da questi esercitata a diversi livelli organizzativi (pubblico o privato).

L’UNI dichiara che “La norma definisce i profili professionali relativi al trattamento e alla protezione dei dati personali coerentemente con le definizioni fornite dall’EQF e utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalla UNI 11621-1 Attività professionali non regolamentate – Profili professionali per l’ICT – Parte 1: Metodologia per la costruzione di profili professionali basati sul sistema e-CF“. Leggi tutto

Organismi che effettuano verifiche ai sensi del DPR 462/2001: cosa serve per l’accreditamento ACCREDIA

Come ormai noto gli organismi abilitati alle verifiche secondo il D.P.R. 462/2001 (“Regolamento di semplificazione del procedimento per la denuncia di installazioni e dispositivi di protezione contro le scariche atmosferiche, di dispositivi di messa a terra di impianti elettrici e di impianti elettrici pericolosi”) hanno l’obbligo di accreditamento UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012 (“Valutazione della conformità – Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni”) in base alle disposizioni del Ministero dello Sviluppo Economico e dagli accordi stipulati da quest’ultimo con ACCREDIA. Leggi tutto

Le regole applicative della UNI EN ISO 9001:2015

ISO 9001L’adeguamento delle aziende alla norma UNI EN ISO 9001:2015 prosegue a rilento con il solito approccio italiano “qual è la scadenza? Settembre 2018? Bene, cominciamo a pensarci a Giugno 2018 perché poi ci sono le ferie!”

Forse senza sapere che ben difficilmente si riuscirà a migrare in tempo utile, senza perdere la certificazione almeno per qualche mese; se non altro perché gli Organismi di Certificazione non avranno modo di gestire un’elevata mole di adeguamenti negli ultimi mesi del periodo di transizione. Oltre al fatto che se l’adeguamento non viene effettuato in occasione di un rinnovo o di una sorveglianza si spenderà di più.

Ma quali sono i requisiti aggiuntivi per le aziende italiane che vogliono recepire questa normativa? Sia in fase di transizione dalla vecchia norma ISO 9001:2008, sia come nuova certificazione di qualità? Leggi tutto

Come sta la privacy ad un anno dall’attuazione del GDPR?

privacyIl Regolamento (Ue) 2016/679, noto anche come RGPD (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) o GDPR (General Data Protection Regulation), troverà piena attuazione esattamente fra un anno da oggi, il 25 maggio 2018, ovvero al termine del periodo di transizione.

A seguito dell’interessante seminario svoltosi venerdì 19 maggio 2017 presso l’Ordine degli Ingegneri di Bologna sulle possibili forme di certificazione in ambito Privacy, è utile fare qualche riflessione sull’attuazione di questa nuova normativa nelle organizzazioni del nostro Paese. Leggi tutto

L’accreditamento ISO 17020 per gli organismi abilitati secondo il DPR 462/2001

Gli organismi abilitati alle verifiche secondo il D.P.R. 462/2001 (“Regolamento di semplificazione del procedimento per la denuncia di installazioni e dispositivi di protezione contro le scariche atmosferiche, di dispositivi di messa a terra di impianti elettrici e di impianti elettrici pericolosi”) si troveranno presto ad affrontare l’accreditamento UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012 (“Valutazione della conformità – Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni”) reso obbligatorio dal Ministero dello Sviluppo economico.

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Impatti del Regolamento Privacy sullo sviluppo software

privacyIl Nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy (GDPR), emanato lo scorso maggio ed in vigore entro fine maggio 2018, pone nuove questioni relativamente all’impiego di programmi software per l’elaborazione di dati personali, in particolare se si tratta anche di dati c.d. “sensibili” secondo la vecchia definizione del D. Lgs 196/2003.

Infatti il nuovo Regolamento Europeo sulla privacy (“Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo”) impone alle organizzazioni che intendono effettuare trattamenti di dati personali di “progettare” il sistema in modo tale che sia conforme fin da subito (Privacy by design ) alle regole della privacy, spostando la responsabilità del corretto trattamento tramite strumenti informatici idonei sul titolare e sul responsabile del trattamento, quando identificato. Leggi tutto