La gestione dei documenti su supporto cartaceo ed elettronico
Attualmente in molte aziende, soprattutto medio/piccole, la gestione delle informazioni scritte avviene in modalità mista, attraverso documenti su supporto cartaceo ed attraverso documenti informatici (file di Office, file PDF, e-mail, ecc.), ma mentre i primi normalmente soddisfano tutti crismi della ufficialità e legalità con tanto di firme autografe, i secondi spesso viaggiano in formato editabile e ne proliferano le copie personali, tanto che spesso non si sa qual è la versione ufficialmente approvata o inviata all’esterno (fatto salvo effettuare verifiche lunghe e laboriose).
Quante volte si vedono offerte o contratti inviati via e-mail in formato PDF (modificabile con un software apposito) contenente la firma scansionata del direttore, oppure addirittura il documento Word non protetto con la firma scansionata incollata in calce! Orrore! Direbbe il povero Enzo Tortora. Per fortuna che son tutti onesti!
Una gestione dei documenti quasi interamente elettronica – lasciando al supporto cartaceo solo quei documenti che, per necessità di trasmetterli all’esterno, perché devono essere firmati e/o per consegnarli a collaboratori itineranti, devono restare su carta – porterebbe ad un discreto risparmio di costi per moltissime aziende. Probabilmente è una delle aree cui l’innovazione tecnologica fornisce maggior valor aggiunto.
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In questi tempi alcuni imprenditori e soci di piccole e medie imprese stanno seriamente valutando se continuare a far vivere l’azienda e con quali prospettive. In un mio precedente articolo ho esaminato le possibili azioni che occorrerebbe intraprendere per salvare l’azienda in crisi, ma per attuarle spesso sono necessari nuovi finanziamenti esterni, da richiedere a Istituti di Credito o ad investitori di capitale (venture capital, imprenditori di altre aziende simili e non, ecc.). In alternativa i soci o l’imprenditore singolo valutano la cessione completa dell’azienda.
