Dalla teoria alla realtà: molti uffici acquisti adottano criteri di scelta dei fornitori che si basano sul miglior prezzo di acquisto dato un livello di qualità del prodotto e di servizio (tempi di consegna, flessibilità del fornitore a soddisfare le esigenze del cliente, assistenza tecnica, ecc.) minimo ritenuto sufficiente. Ma allora come ridurre il costo di approvvigionamento?
Occorre esaminare la distinta base del prodotto finito ed analizzare quali sono i componenti di acquisto che incidono maggiormente nel costo del prodotto, secondo la logica ABC o di Pareto.
In molte realtà – a causa di carenze dei sistemi informativi – non è così semplice individuare i componenti di acquisto più onerosi poiché più prodotti potrebbero impiegare il medesimo componente ed il volume dei componenti acquistati nell’anno varia in funzione del mix di prodotti venduti ed analizzare i dati basandosi sul mix di prodotti degli anni passati, per stimare il consumo previsto nell’esercizio futuro, potrebbe non essere una buona idea in periodi di forti fluttuazioni e variazioni della produzione e della vendita come quello che stiamo passando.
Determinati quali sono i componenti prevalenti che, a prezzi di acquisto attuali e futuri, realizzano volumi di acquisto significativi (nelle presmesse si era individuata una soglia minima di 100.000 euro) occorre ricercare possibili alternative più economiche a parità di qualità.
Questo compito spesso eccede le capacità dell’ufficio acquisti e potrebbe essere conveniente rivolgersi a servizi di “buyer in outsourcing”, professionisti in grado di reperire sul mercato, nell’ambito del proprio parco clienti e contatti, anche ricorrendo a gruppi di acquisto, aziende affidabili in grado di formulare offerte competitive per i prodotti ricercati.
Questo servizio fa risparmiare tempo e denaro all’ufficio approvvigionamenti interno nella ricerca di fornitori attraverso vari canali, alla loro valutazione anche attraverso contatti fisici, alla formulazione della richiesta di offerta, alla comparazione e valutazione delle offerte e così via. Inoltre talvolta le specifiche tecniche di alcuni componenti secondari – non per il loro costo complessivo – del prodotto finito sono non adeguatamente accurate per le prestazioni richieste. Ciè accade perché l’ufficio tecnico interno, in particolare nel settore meccanico, difficilmente possiede competenze adeguate sulla progettazione della totalità dei componenti della distinta base e pertanto realizza specifiche talvolta incomplete o imprecise. Viceversa alcuni fornitori specializzati nella realizzazione di determinati componenti possiedono le competenze adeguate per stabilire le caratteristiche tecnico-qualitative idonee all’uso specifico del prodotto.
Infine per taluni componenti le aziende riescono a rivolgersi solo al mercato nazionale, talvolta addirittura regionale, perché non hanno le conoscenze (anche linguistiche) adeguate per rivolgersi a fornitori Europei o addirittura Asiatici. In questi Paesi, ad esempio in Cina, è fondamentale disporre di determinate competenze e conoscenze specifiche sugli iter di fornitura per riuscire ad acquistare componenti a prezzi realmente vantaggiosi, in termini di costi della qualità della fornitura come esposto in precedenza, valutando attentamente tutti i rischi presenti nel trasporto e consegna del prodotto, gestione di eventuali prodotti difettosi, ecc..
Alcune esperienze ci indicano che è possibile conseguire risparmi tangibili dell’ordine del 20% sui costi di approvvigionamento annui per gli articoli individuati.
I prodotti sui quali effettuare l’analisi ed eventualmente ricercare riduzione dei costi di acquisto sono prodotti già esistenti (componenti, materie prime,….) che l’azienda sta già utilizzando nel suo processo produttivo.
