In questo periodo Windows 7 (”Seven”) si sta imponendo sul mercato dell’informatica da ufficio (150 milioni di copie vendute nel mondo), con un costo non proprio contenuto, soprattutto se si pensa di aggiornare numerosi PC in ambienti eterogenei –  tipici della PMI – e non si hanno a disposizione gli strumenti sofisticati delle grandi aziende. Infatti oltre al costo della licenza bisogna considerare il tempo impiegato per l’upgrade  ela formazione del personale, che probabilmente –mia sia consentito il gioco di parole – non ha nemmeno visto Vista!.

È dunque quanto mai opportuno parlare un po’ del software che non costa nulla o quasi, ovvero i programmi freeware, shareware od open source che possono far funzionare egregiamente un ufficio di una piccola e media azienda. Non mi addentrerò nei diversi significati dei termini anglosassoni appena citati per indicare il tipo di licenza d’uso che, talvolta, è completamente gratuito, a volte è gratuito solo per uso personale (dunque non in ambiente lavorativo o comunque per scopi commerciali) e altre volte richiede un piccolo obolo o donazione, fissata dal produttore o facoltativa.  Non scenderò nemmeno nel dettaglio del tipo di licenza dei software che mi accingo  a presentarvi, in ogni caso il costo della licenza è al più di una cinquantina di euro.

Chiaramente molti dei vantaggi del software libero hanno come prerequisito l’omogeneità dei programmi utilizzati nell’ambito della stessa organizzazione per non creare inefficienza.

Da ultimo ricordo che l’utilizzo di programmi commerciali privi di regolare licenza d’uso (anche se installati solamente in un numero di PC superiore al consentito dall’accordo di licenza d’uso) può costare molto caro all’impresa ed al suo legale rappresentante, in quanto in alcuni casi si rientra addirittura nel codice penale.

Sistema operativo. Qui l’alternativa a Windows è Linux, nelle sue varie versioni; non è più un sistema operativo per smanettoni, l’interfaccia è grafica ed intuitiva e vengono installati una serie di software di utilità con i quali si può fare quasi tutto (navigazione internet, posta elettronica, suite di office automation simile a Microsoft Office, ecc.), alcuni di essi – nella versione per Windows – verranno presentati nel seguito. Essendo un sistema operativo meno diffuso occorre investire un po’ di più in formazione del personale ed investire in un supporto tecnico adeguato (interno o esterno) per risolvere eventuali problemi, soprattutto di dialogo con altri ambienti esterni. Viceversa si otterrà migliori prestazioni a parità di potenza elaborativa e minori problemi di crash e rischi di virus e malware in genere.

Office automation, ovvero alternative a Word, Excel, Out look, Power Point ed anche Access di Microsoft. La suite Openoffice soddisfa le normali esigenze di un utente aziendale medio (dove il medio in realtà impiega in modo molto limitato le potenti funzionalità di Microsoft Office). Naturalmente il documento (il foglio di calcolo o la presentazione) è bene che nasca nativamente in Open Office, perché convertire documenti complessi da Microsoft Office a Open Office non è quasi mai agevole.

Per la posta elettronica Outlook compreso in Office può essere validamente sostituito da Thunderbird, utilizzando altri strumenti gratuiti per gestire l’agenda e le attività.

Non dimentichiamo infine altri strumenti gratuiti come Lotus Symphony o AbiWord come wordprocessor.

Per la pianificazione e gestione dei progetti l’alternativa a Microsoft Project e Openproj con il quale si può costruire diagrammi di Gantt e WBS in modo molto semplice, oltre che leggere i file di MS Project.

Per generare i PDF (possibile anche dall’interno di Open Office a partire da documenti creati nella suite) consiglio PDF Creator: soddisfa anche i requisiti di sicurezza attraverso la possibilità di proteggere il documento con password.  La lettura dei PDF medesimi è già gratuita con Adobe Reader, giunto alla versione 9.

Software per la sicurezza dei dati.

Lasciamo stare i software per la sicurezza intesa come protezione dai malware poiché esistono alcune soluzioni gratuite efficaci (AVG, Antivir Personal fra gli anti malware, Zone Alarm e Outpost tra i firewall), però spesso l’utilizzo è limitato ad uso personale (e non commerciale, quindi aziendale), poi le versioni gratuite hanno meno funzioni di quelle analoghe a pagamento e spesso devono essere configurate e gestite da personale esperto, dunque per un uso aziendale è meglio rivolgersi a suite di sicurezza a pagamento che comunque oscillano da 30 a 70 euro compreso l’aggiornamento annuale o addirittura pluriennale.

Gestione password: tra i programmi gratuiti Kee Password Safe è secondo me il migliore per registrare le proprie password e PIN di autenticazione in modo sicuro. Spesso in azienda l’alternativa è il post-it!.

Per ottimizzare il PC ripulendo lo spazio occupato dai file temporanei, ottimizzando il registro di configurazione di Windows consiglio CCleaner, mentre per cancellare in modo definitivo i file già eliminati attraverso il sistema operativo – insomma per non lasciare tracce recuperabili da appositi programmi software – Eraser è uno dei più affidabili e può essere pianificato per agire periodicamente ad intervalli regolari per cancellare lo spazio rimasto libero.

Sempre in tema di sicurezza dei dati, declinata in termini di riservatezza, potrebbe essere utile cifrare dei dati residenti su disco rigido o su chiavetta USB, ad esempio file contenenti dati personali particolarmente critici (dati contabili, informazioni riservate, dati sanitari, ecc.). Lo strumento più pratico da utilizzare è TrueCript che permette di creare dei dischi virtuali cifrati da password o keyfile (file contenenti dati che fungono da chiave di cifratura) nei quali salvare i dati riservati. Tali unità virtuali possono essere completamente nascoste e possono addirittura essere rese inaccessibili anche sotto minacce o tortura perché permettono di creare un’area protetta e nascosta dentro l’unità cifrata.

Per masterizzare CD e DVD è possibile utilizzare le funzionalità integrate nel sistema operativo (soprattutto Vista e Windows 7) oppure rivolgersi a prodotti quali Ashampoo Burning Studio oppure ImgBurn per la masterizzazione di immagini ISO, oppure ISObuster per la gestione completa delle immagini dei dischi. Fra i prodotti più popolari comunque Nero Burning costa meno di 100 euro e la versione “non originale” potrebbe costare molto di più all’azienda!.

Ricerca di informazioni e dati. Infine i cosiddetti Desktop Search, applicazioni  utilissime per ritrovare in pochi secondi documenti contenenti determinate informazioni, anche nel contenuto dei file stessi: Google Desktop, Microsoft Windows Search e Copernic Desktop Search sono veramente eccezionali nel ritrovare quel documento perso nel PC che cercavamo (attenzione non funzionano in rete sul Server aziendale in quanto le analoghe versioni Server sono  a pagamento).

E, per concludere, visto che stiamo parlando di ricerche, per trovare i file scaricabili dei programmi citati in questo articolo andate su Google.it (o il nuovo Bing o altro motore di ricerca) per trovare rapidamente i programmi che cercate.