Con la Legge 11 dicembre 2012 n. 220 “Modifica alla disciplina del condominio negli edifici”, la c.d. “Riforma del Condominio” sono state introdotte numerose novità nella gestione condominiale ed alcune di esse richiedono agli Amministratori di Condomini, siano essi piccoli studi professionali o società di capitali, di dotarsi di una struttura organizzativa idonea.
Se da un lato gli adempimenti e le responsabilità per gli Studi di Amministrazione Condominiale sono cresciute negli ultimi anni, dall’altro i compensi riconosciuti dai condòmini e dal mercato sono troppo bassi per gestire in modo efficace ed efficiente un certo numero di condomini.
Ormai il singolo Amministratore, non dotato di una struttura provvista di tecnologie adeguate, non può più sopravvivere gestendo soltanto qualche condominio.
La gestione amministrativa-fiscale del nuovo Condominio è diventata piccola parte di una serie di attività tecniche e gestionali che è necessario espletare per soddisfare le esigenze dei condomini ed evitare di essere sostituiti dalle nuove organizzazioni di gestione condominiale che, a fronte di una struttura organizzativa composta da pochissime risorse stabili e qualche collaboratore specialistico, mette in campo una organizzazione tecnologica innovativa, supportata dalle nuove tecnologie nel campo della gestione documentale e della comunicazione nell’era del web 2.0.
Premesso che uno Studio di Amministrazioni Condominiali moderno, per poter eccellere sul mercato, può dotarsi di un Sistema di Gestione per la Qualità UNI EN ISO 9001 e farlo certificare da ente accreditato, è utile ricordare che esiste anche una norma UNI di riferimento per l’attività, ovvero la UNI 10801 – Amministrazione condominiale e immobiliare – Funzioni e requisiti dell’amministratore.
L’organizzazione del nuovo Studio di amministrazioni condominiali e dei suoi processi secondo le regole generali della norma ISO 9001 sulla qualità e le regole particolari per l’attività, stabilite dalla UNI 10801, sicuramente potrebbe portare maggior efficacia ed efficienza nelle attività svolte, accrescere la soddisfazione dei propri clienti e conferire, quindi, all’organizzazione maggiore credibilità sul mercato.
La gestione di nuovi e vecchi adempimenti e responsabilità – quali ad es. la creazione e gestione dell’anagrafe di condominio, la gestione della conformità legislativa relativamente alla sicurezza, alla privacy, alle normative applicabili su impianti e strutture edilizie, nonché l’attivazione del sito web del condominio – obbligano l’Amministratore ad acquisire competenze specialistiche di cui normalmente non è dotato.
La gestione un po’ ”allegra” di alcuni Amministratori condominiali che sono incappati in problemi con la Giustizia e la gestione borderline della conformità normativa e legislativa delle infrastrutture e degli impianti di molti condomini, ha portato molte persone a voler indagare ed approfondire sulla gestione dell’Amministratore di Condominio, smettendo di fidarsi ciecamente dell’operato del soggetto incaricato dall’Assemblea, magari molti anni addietro, della gestione del condominio in cui si abita. Conseguentemente sono emerse molte anomalie nella gestione condominiale ed alcuni hanno notato che un approccio differente alla gestione del condominio, più trasparente, efficace ed efficiente potrebbe migliorare la vita del condominio.
Gli obblighi di istruzione di base, formazione-addestramento ed iscrizione all’Albo non bastano a qualificare un Amministratore agli occhi dei condomini, occorre far percepire a questi ultimi significativi miglioramenti nella gestione per essere scelti o confermati dall’Assemblea Condominiale.
Dal punto di vista amministrativo occorre comprendere il fatto che molti condomini, soprattutto quelli di più grandi dimensioni, hanno una gestione contabile ed un bilancio con valori analoghi a quelli di una piccola impresa, dove non ci sono utili, ma solo costi. Pertanto l’Assemblea deve comprendere che l’Amministratore non costituisce solo una voce di costo, ma una possibile risorsa per risparmiare costi molto superiori. Infatti se il Condominio è gestito in modo efficiente è possibile ridurre molte voci di costo che incidono in percentuale notevole sul bilancio (ad es. quella del consumo di gas per i condomini riscaldati con impianti di riscaldamento centralizzati).
È possibile stabilire precisi indicatori di performance dell’amministrazione di condominio come si fa per un’azienda. Portare la gestione manageriale di un’impresa nella gestione condominiale vuole anche dire gestire l’Assemblea con strumenti tecnologicamente avanzati per il calcolo delle presenze e dei relativi millesimi e la verbalizzazione delle assemblee (ad esempio tramite notebook dotati di appositi software), oppure ridurre i costi di comunicazione ai condomini tramite PEC e posta elettronica, piuttosto che posta ordinaria.
La relazione dell’Amministratore sul bilancio consuntivo dell’esercizio passato e la presentazione del bilancio preventivo per l’esercizio successivo dovrebbero essere ben dettagliate ed illustrate in modo semplice e chiaro a tutti i condomini dall’Amministratore che, quindi, deve anche possedere doti comunicative non indifferenti per riuscire a far accettare le decisioni prese a tutti.
Introdurre principi basilari del controllo di gestione nella gestione condominiale – quali ad esempio. analisi degli scostamenti fra preventivo (budget) e consuntivo, anche per singole voci – potrebbe migliorare sensibilmente la possibilità di controllo dei costi del condominio da parte dei condomini, per non parlare della gestione finanziaria che, in presenza di un numero sempre maggiore di condomini che ritardano i pagamenti delle spese condominiali, sta diventando sempre più critica.
Tra le novità della Riforma del Condominio si segnala poi la necessità di istituire un sito web del condominio, su richiesta dell’Assemblea, per gestire tutta la documentazione relativa al condominio. Per questa nuova attività l’Amministratore dovrà rivolgersi a partner affidabili per poter da un lato migliorare l’efficacia e l’efficienza nella gestione dei documenti del condominio (convocazioni e verbali di assemblea, bilanci preventivi e consuntivi, contratti con fornitori, regolamento condominiale, pratica di prevenzione incendi, certificazioni di conformità degli impianti, notizie e comunicazioni varie, ecc.), dall’altro garantire la sicurezza delle informazioni gestite, in termini di riservatezza (le informazioni ed i dati personali devono essere conosciuti solo da chi ha il diritto di conoscerli), integrità (correttezza dei dati presenti negli archivi) e disponibilità (i dati devono essere accessibili quando richiesti). Insomma, un vero sistema di gestione documentale via web può essere visto come un’opportunità, piuttosto che un onere di gestione.
La corretta gestione della privacy (si veda il D.Lgs 196/2003, il c.d. Codice per la protezione dei dati personali), anche a fronte di nuove problematiche che possono emergere, ad es. nell’installazione di un impianto di videosorveglianza, come quella della sicurezza delle aree comuni e di eventuali dipendenti (portiere o custode) e della conformità degli impianti può evitare al condominio possibili contenziosi o sanzioni e, quindi, ridurre i rischi di incorrere in spese impreviste per risarcimenti danni non coperti dall’Assicurazione e sanzioni comminate dagli Organi di Vigilanza (ASL, ecc.). A tal proposito il nuovo DPR 74/2013 relativo alla gestione degli impianti di climatizzazione (vedi articolo) impone agli Amministratori una gestione più accurata dei documenti attestanti le certificazioni degli impianti ed un maggior supporto ai manutentori degli stessi, che non potranno più sobbarcarsi le responsabilità sulle conformità degli impianti senza disporre delle certificazioni relative.
Infine l’Amministratore deve saper coglier le opportunità offerte dalla green economy per dotare il condominio di pannelli fotovoltaici o altre apparecchiature per il risparmio energetico, magari usufruendo delle agevolazioni fiscali, e conseguire così un risparmio di costi per il Condominio nel medio-lungo periodo che dovrà essere dimostrato all’Assemblea mediante indicatori misurabili.
Oggi il nuovo Amministratore Condominiale è una figura che deve possedere competenze molto diversificate, dalla contabilità all’edilizia, dalla privacy all’informatica, ma una sola persona non può più gestire tutti questi aspetti, deve dotarsi di una struttura adeguata, costituita da risorse interne e consulenti esterni che siano veri partner, oltre ad un’infrastruttura tecnologica all’avanguardia e capacità commerciali e di marketing sufficienti per acquisire nuovi clienti.
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