Alla sezione 7 “Requisiti di processo” sono riportati gli elementi fondamentali per il processo di ispezione.

Nel paragrafo 7.1 “Metodi e procedure di ispezione” gli aspetti salienti sono i seguenti:

• Al punto 7.1.1 viene stabilito l’obbligo di informare il cliente se il metodo di ispezione proposto dal cliente medesimo è considerato essere inappropriato. Infatti, i requisiti a fronte dei quali sono effettuate le ispezioni sono normalmente specificati all’interno di regolamenti, norme, specifiche, schemi di ispezione oppure nel contratto con la committenza. Tali specifiche possono includere requisiti definiti dal cliente o dall’OdI stesso. Nel successivo paragrafo 7.1.5 viene ulteriormente esplicitato che gli elementi in input al processo ispettivo devono essere chiariti e descritti in modo tale da essere resi noti, senza ambiguità, a tutto il personale che effettua le ispezioni.
• Il processo di ispezione deve essere validato, ovvero ne deve essere verificata l’adeguatezza, compresa quella degli strumenti impiegati. Infatti al punto 7.1.2 si asserisce che l’OdI deve garantire l’efficacia del processo di ispezione per mezzo di adeguate istruzioni documentate per la pianificazione delle ispezioni, il campionamento e le tecniche di ispezione.
• Al punto 7.1.3 viene ammessa la possibilità di adottare metodi non normalizzati, purché appropriati e opportunamente documentati (viene altresì fornita dalla norma la definizione di “metodo normalizzato”; quale esempio di metodo non normalizzato si riportano le specifiche sviluppate dal cliente o dall’OdI stesso). Nel regolamento RT.33 viene specificato, con riferimento a questo punto della norma, quanto segue: « L’OdI deve identificare chiaramente, a livello contrattuale, l’oggetto e gli obiettivi dell’ispezione e le specifiche rispetto alle quali verificare la conformità (es.: documento preliminare di avvio alla progettazione, contratto con i progettisti, ecc.). In assenza di particolari richieste del committente il servizio ispettivo, o di parti terze interessate, tali specifiche dovranno essere individuate dall’OdI e formalmente notificate al Committente, che dovrà prenderne atto. Ove l’OdI utilizzi informazioni fornite da altre fonti (diverse da norme, leggi, specifiche contrattuali, ecc.) deve verificarne l’integrità (7.1.6); può essere il caso di dichiarazioni di terzi, enti riconosciuti, laboratori, ecc. riportate dal soggetto ispezionato.»

Al paragrafo 7.2 “Trattamento degli oggetti da sottoporre ad ispezione” e dei campioni si afferma che:

• l’OdI deve stabilire se l’oggetto da sottoporre ad ispezione è stato preparato (7.2.2). Ciò significa che, ad esempio per i controlli in fase di esecuzione di opere edili, i responsabili del servizio di controllo dovranno pianificare le visite in cantiere quando sarà possibile verificare le parti di opera, i prodotti e le lavorazioni che si è stabilito di esaminare nel piano dei controlli e l’impresa esecutrice dovrà pertanto impegnarsi a comunicare l’avanzamento delle lavorazioni.
• L’OdI deve proteggere adeguatamente gli oggetti sottoposti ad ispezione (prodotto e documento quali elaborati progettuali) da qualsiasi danneggiamento mentre sono sotto sua responsabilità.

Al paragrafo 7.3 “Registrazioni delle ispezioni” si afferma che:

• L’OdI deve mantenere un sistema di registrazione per dimostrare l’efficace soddisfacimento delle procedure di ispezione e per consentire una valutazione delle ispezioni (punto 7.3.1, ma si veda anche il 7.1.2).
• Il rapporto o il certificato di ispezione deve essere internamente rintracciabile a coloro che hanno eseguito le ispezioni (7.3.2). Quest’ultimo aspetto implica che ogni rilievo del rapporto di ispezione dev’essere riconducibile (internamente all’OdI, non dal cliente) all’ispettore che lo ha formulato e viceversa.

Al paragrafo 7.4 “Rapporti di ispezione e certificati di Ispezione”:

• vengono indicati i contenuti obbligatori del rapporto/certificato di ispezione (7.4.2): identificazione dell’Organismo, identificazione univoca e data di rilascio, data(e) dell’ispezione, identificazione dell’oggetto(i) ispezionato(i), firma o altra indicazione di approvazione da personale autorizzato,  dichiarazione di conformità (ove applicabile), risultati dell’ispezione (eccetto il caso descritto al successivo § 7.4.3);
• viene precisato che (7.4.3) l’OdI deve, o meglio può, rilasciare un certificato di ispezione che non comprende i risultati delle ispezioni solo se l’OdI stesso dispone anche di un rapporto di ispezione contenente i risultati dell’ispezione, fermo restando la necessità che certificato e rapporto siano tracciabili l’uno all’altro);
• viene richiamata l’Appendice B (informativa) contiene elementi opzionali per i rapporti/ certificati di ispezione.

Nel RT.33 § 7.4.3 (ricordiamo valido nel settore delle costruzioni) viene indicato un aspetto importante: «Al Responsabile Tecnico l’OdI delega il compito di approvare e controfirmare i rapporti di ispezione, inerenti l’oggetto dell’ispezione. L’approvazione e la firma degli elaborati soprarichiamati comportano la corresponsabilità del Responsabile Tecnico e dell’OdI nei confronti del Committente.». Inoltre viene anche precisato al § 7.4.4 che l’alternativa alla firma autografa è la firma digitale: «I rapporti di ispezione devono riportare l’identificazione univoca di tutti i membri del gruppo di ispezione (ivi inclusi il Coordinatore ed il Responsabile Tecnico), nonché la rispettiva firma o altra forma di certa autenticazione (firma digitale).». Tale affermazione è importante perché è un’interpretazione della frase “altra forma di autenticazione sicura” presente nelle linee guida e regolamenti precedenti e pertanto può intendersi che verrà estesa a tutti gli schemi di ispezione. Ricordiamo che in Italia per firma digitale si intende solo un tipo particolare di firma elettronica: dimentichiamoci firme scannerizzate, autenticazioni a sistemi informatici senza cifratura dellepassword o email di approvazione degli ispettori.

Al paragrafo 7.5 “Reclami e ricorsi” vengono indicate le modalità di gestione di queste due situazioni di insoddisfazione delle parti interessate, che possono essere tranquillamente incluse nell’ambito della procedura di gestione delle non conformità.. Ricordiamo che:

a)   Ricorso, appello = richiesta indirizzata dal fornitore dell’oggetto da sottoporre ad ispezione (ovvero il soggetto che ha sottoscritto il contratto con l’OdI, laddove differente dal fornitore) all’OdI, affinché la decisione assunta dall’OdI relativamente a quell’oggetto venga riconsiderata

b)   Reclamo = espressione di insoddisfazione, diversa dal ricorso, manifestata da una persona o da un organizzazione all’OdI relativa alle attività dell’OdI, per la quale è attesa una risposta.

In particolare si richiede che:

• Deve esserci un processo documentato per ricevere, valutare e prendere decisioni su reclami e ricorsi (7.5.1).
• Deve essere disponibile a qualunque parte interessata, su richiesta, una descrizione del processo di gestione dei reclami e ricorsi (7.5.2).
• Al ricevimento di un reclamo, l’OdI deve confermare se lo stesso si riferisce ad attività di ispezione per cui esso è responsabile e, in caso affermativo, sottoporlo a trattamento (7.5.3)
• L’OdI deve essere responsabile di tutte le decisioni a tutti i livelli del processo di gestione di reclami e ricorsi (7.5.4).
• Le indagini e le decisioni sui ricorsi non devono dar luogo ad alcuna azione discriminatoria (7.5.5).

Sebbene trattasi di attività auspicabilmente minima, la norma insiste al paragrafo 7.6 “Processo di gestione dei reclami e ricorsi” indicando che:

• Il processo di trattamento di reclami e ricorsi deve comprendere almeno i seguenti elementi e metodi: una descrizione del processo per ricevere, validare, indagare il reclamo o ricorso; metodi per decidere in merito alle azioni da intraprendere in risposta ad esso; la rintracciabilità e registrazione dei reclami e ricorsi, ivi comprese le azioni intraprese per risolverli; la garanzia che venga intrapresa ogni azione appropriata (7.6.1).
• L’OdI deve essere responsabile dell’ottenimento/raccolta e verifica di tutte le informazioni necessarie per validare il reclamo o ricorso (7.6.2).
• Qualora possibile, l’OdI deve confermare il ricevimento del reclamo o ricorso e fornire al reclamante o ricorrente report sullo stato di avanzamento ed esito del processo (7.6.3).
• La decisione sul reclamo/ricorso deve essere assunta da, o riesaminata e approvata da persona(e) non coinvolta(e) non coinvolti nelle attività di ispezione in questione (7.6.4). Nel caso di coinvolgimento del Responsabile Tecnico, questo aspetto è difficilmente praticabile.
• Qualora possibile, l’OdI deve dare al reclamante o ricorrente comunicazione formale di completamento del processo di trattamento del reclamo o ricorso (7.6.5).