Nella sezione 6 “Requisiti per le risorse” vengono trattati aspetti relativi al “Personale” (6.1), “Dispositivi ed apparecchiature” (6.2) e “Subappalto” (6.3).
Riguardo al Personale (staff ed ispettori) sono state apportate probabilmente le modifiche più significative ed impegnative rispetto alla versione precedente della norma:
- Come avviene per l’ISO 9001, l’Odi deve definire e documentare i requisiti di competenza (istruzione scolastica e post-scolastica, formazione/addestramento, conoscenze tecniche, abilità ed esperienza) per tutto il personale coinvolto nelle attività di ispezione (6.1.1).
- L’OdI deve assumere alle proprie dipendenze e/o stipulare contratti di collaborazione con un sufficiente numero di persone che possiedano le competenze richieste per eseguire il tipo, gamma e volume delle proprie attività di ispezione (6.1.2).
- Il personale deve possedere conoscenza pertinente delle modalità di erogazione dei servizi (6.1.3)
- L’OdI deve chiarire a ciascuna persona i propri compiti, responsabilità e autorità (6.1.4) ad es. attraverso procedure documentate, organigramma e mansionario dei compiti e delle responsabilità.
- L’OdI deve selezionare ed autorizzare in modo formale gli ispettori ed altro personale coinvolto nelle attività di ispezione (6.1.5), ad esempio attraverso lettere di incarico o assegnazione di attività mediante strumenti informatici interni.
- Occorre fornire al personale training continuativo per tenere il passo con l’evoluzione dei metodi ispezione (6.1.6); tale formazione/addestramento dovrà naturalmente essere pianificata e registrata.
- I risultati del monitoraggio degli ispettori (vedi oltre) e delle ispezioni dovranno essere utilizzati come input per la determinazione delle esigenze di formazione/addestramento del personale coinvolto nelle attività di ispezione (6.1.7).
- L’OdI deve effettuare il monitoraggio di tutti gli ispettori e di tutto il personale coinvolto nelle attività di ispezione (6.1.8). Il monitoraggio può comprendere una combinazione di tecniche quali osservazioni in campo, riesami di rapporti, interviste, ispezioni simulate, ecc Le tecniche di monitoraggio vanno selezionate in funzione del tipo di attività di ispezione
- Le osservazioni in campo nell’attività di monitoraggio dell’ispettore sono rese obbligatorie, salvo che non vi siano evidenze sufficienti che l’ispettore continua ad operare in modo competente (6.1.9). Resta da capire quali siano queste evidenze alle quali potersi appellare; forse l’assenza di contestazioni o controdeduzioni sui risultati del lavoro dell’ispettore?
- L’OdI deve, ovviamente, mantenere registrazioni delle competenze del personale, del monitoraggio degli ispettori e delle autorizzazione formali di tutto il personale coinvolto nelle attività di ispezione (6.1.10).
- Occorre garantire che tutto il personale dell’OdI, interno ed esterno, che potrebbe influenzare le attività di ispezione agisca in modo imparziale (6.1.12). Tale requisito potrebbe essere realmente assicurato solo attraverso controlli sistematici sulle attività degli ispettori-consulenti (ad es. verifica di assenza di conflitto di interessi) e sui risultati delle ispezioni da parte di personale indipendente, ma purtroppo una vigilanza efficace non è permessa, per motivi di costo, dalle condizioni di mercato attualmente esistenti.
- L’OdI deve garantire che tutti coloro che operano per suo conto devono mantenere riservate le informazioni ottenute o prodotte durante lo svolgimento delle attività di ispezione (6.1.13). Laddove l’OdI operi con consulenti esterni, questo aspetto di “sicurezza” delle informazioni trattate da personale che opera anche con proprie risorse dovrebbe essere gestito con attenzione e controlli costanti.
Infine si nota che è stato eliminato il punto della versione precedente della norma che riguardava «la remunerazione che non doveva essere dipendente direttamente dal numero delle ispezioni effettuate», il cui significato non è mai stato chiaro nemmeno all’ente di accreditamento. Ora al punto 6.1.11 si stabilisce che «il personale coinvolto nelle attività di ispezione non deve essere remunerato in maniera tale che possa influenzare i risultati delle ispezioni»: espressione meno sibillina, ma comunque difficile da verificare.
Al paragrafo 6.2 vengono esposti i requisiti per attrezzature ed apparecchiature impiegate dall’OdI, dagli strumenti di misurazione e prova (in generale vanno applicati i medesimi requisiti validi per la ISO 9001 al punto 7.6.) alle risorse tecnologiche (hardware e software) impiegate per la gestione dei servizi. I punti salienti sono i seguenti:
- Al punto 6.2.1 si richiede che le apparecchiature siano adeguate ed adatte per consentire lo svolgimento delle attività di ispezione in maniera competente e sicura (sicurezza fisica o anche logica delle informazioni trattate?). Non è necessaria la proprietà delle apparecchiature, tuttavia le responsabilità per l’appropriatezza e lo stato di taratura ricade unicamente sull’OdI. Gli strumenti o dispositivi di misurazione utilizzati nelle ispezioni possono essere di proprietà dell’organismo, di fornitori qualificati o di altri soggetti (es. impresa esecutrice, ma comunque devono possedere un livello di incertezza adeguato o essere tarati periodicamente o prima dell’utilizzo). Garantire lo stato di taratura dello strumento è responsabilità dell’OdI.
- Occorre garantire l’identificazione univoca di tutte le apparecchiature aventi un’influenza importante sui risultati delle ispezioni (6.2.4).
- Devono essere documentate ed attuate procedure per la selezione ed approvazione (qualifica) dei fornitori di prodotti e servizi diversi da quelli ispettivi (6.2.11).
- Il software impiegato per attività di verifica/controllo nelle ispezioni deve essere validato (analogamente al requisito ISO 9001 – 7.6 ) e comunque, se trattasi di software di calcolo, deve essere diverso da quello impiegato dal progettista. La validazione del software non viene normalmente compresa nella licenza d’uso del software, salvo che non sia chiaramente specificato dal produttore indicandone anche il campo di applicazione (6.2.13).
- L’OdI deve intraprendere appropriate azioni correttive nei casi di accertato uso di apparecchiature difettose in precedenti ispezioni (6.2.14).
- Occorre mantenere registrazioni delle informazioni (identificazione, taratura e manutenzione) relative alle apparecchiature, ivi compreso il software impiegato (6.2.15).
Nel paragrafo 6.3 “Subappalto” viene precisato che Incarichi a persone singole esterne all’OdI (liberi professionisti o personale di altre organizzazioni) non sono considerati subappalto, purché tali persone siano formalmente legate da contratto per operare sotto il sistema di gestione dell’OdI. In caso, però, di affidamento in outsourcing di parte dell’ispezione occorre garantire alcuni aspetti fondamentali. Anzitutto che il subappaltatore garantisca il rispetto di tutti i requisiti per l’ispezione, sia sanciti dalla norma, sia dal contratto con il cliente, poi quest’ultimo deve essere avvertito del subappalto.
