C’è fermento in giro per l’obbligo, dal 6 giugno 2014, di emettere le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) solo in formato elettronico. Tale obbligo è fomentato da fornitori di applicativi software (o moduli software integrati nei gestionali) che cercano di promuovere l’acquisto dei loro prodotti per ottemperare agli obblighi di legge che, una volta tanto, se non adempiuti dovrebbero portare a danni economici, infatti non dovrebbero permettere al fornitore della PA di incassare il compenso stabilito per la fornitura. Il condizionale è d’obbligo perché, come noto, in Italia sono possibili ulteriori proroghe e modificazioni anche dopo la scadenza prefissata.Vediamo però di fare un po’ di chiarezza in un argomento che non è compreso correttamente da molti che, forse, credono che la fattura elettronica sia semplicemente la fattura emessa in formato digitale (ad es. PDF) e trasmessa al cliente via e-mail.
Per fattura elettronica si intende un documento informatico in formato XML (eXtensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa tecnica vigente in materia.
I dati delle fatture elettroniche da trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) istituito dalla Pubblica Amministrazione devono essere rappresentati in un file in formato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.
La trasmissione della fattura al SdI e da questi ai soggetti riceventi (le PA clienti) avviene attraverso l’utilizzo di uno dei seguenti canali:
- un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;
- un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
- un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;
- un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.
La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML, secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio.
- l’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.
Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati, ovvero:
- informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’ integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
- informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.
Nel caso delle fatture elettroniche, la posta elettronica costituisce il sistema di trasmissione più naturale e, quind,i non si rende necessaria la stampa. I documenti devono però essere resi immodificabili tramite firma elettronica qualificata e riferimento temporale.
L’Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.
La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa la fattura elettronica.
Nel caso in cui quest’ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato.
Resta l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria, obbligo valido sia per il mittente che per il destinatario.
Da queste ultime affermazioni si evince che un’azienda che emette una sola fattura elettronica nei confronti di una PA è costretta a conservarla in formato digitale, quindi mediante archiviazione sostitutiva perché è l’unico sistema ammesso dalla legge per la conservazione di documenti in formato elettronico con valore di legge.
Oggi molte aziende, per lo più grandi imprese, hanno attuato il sistema di fatturazione elettronica ed archiviazione ottica sostitutiva, risparmiando significative somme di denaro.
Molte persone fisiche e persone giuridiche si trovano oggi a scaricare una fattura da un sito web sicuro (https:\\…) per poi conservarla in formato digitale (se non sussistono obblighi di conservazione con valore legale, ad esempio per i provati cittadini) oppure stamparla e conservarla nell’abituale formato cartaceo.
Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta dunque avanzando a lenti passi, non senza qualche inciampo, ma il percorso tracciato dal Codice per l’Amministrazione Digitale sta trovando la sua attuazione.
Articolo sull’archiviazione ottica documentale pubblicato a settembre 2007: Archiviazione ottica documentale
Si veda anche il precedente articolo sul CAD
Normativa di riferimento: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-1.htm
