Abbiamo già parlato in un precedente articolo della fatturazione elettronica che è divenuta obbligatoria dallo scorso 6 giugno per fatture emesse nei confronti di alcuni Enti della Pubblica Amministrazione e che andrà ad estendersi a tutta la P.A. entro marzo 2015. Vorrei, in queste righe, riprendere quanto discusso – a volte anche animosamente – nel bel convegno organizzato dall’Ordine degli Ingegneri di Bologna lo scorso 5 giugno.
Quello che si è sentito in quell’occasione, ma anche in altri tavoli e platee, è una sorta di insurrezione popolare contro questa novità che sembra imporre maggiori oneri anche a piccole organizzazioni (ad es. Studi professionali) che hanno rapporti, magari occasionali, con la P.A..
Tutto questo amore per la carta e la fattura cartacea nei confronti dell’equivalente elettronico (di fatto un file XML) che sa di vintage, ma che non porta veri vantaggi all’impresa, è del tutto ingiustificato. Se mi è permesso un paragone non dobbiamo rimpiangere i dischi in vinile degli anni ’70 rispetto ai CD o alla cosiddetta “musica liquida”, ma la musica degli anni ’60-’70-’80 rispetto a quella dei giorni nostri… Analogamente rimpiangeremo, forse, i contenuti (gli importi) delle fatture su carta, ma avremo solo vantaggi dalla fattura elettronica.
Se la fattura elettronica non è qualcosa di fantascientifico ed inquietante, non è dunque un X-Files su cui gli agenti Fox Mulder e Dana Scully dell’FBI del famoso telefilm degli anni ’90 dovrebbero indagare, ma “semplicemente” un XML-File, generabile con applicazioni dalle interfacce amichevoli e reperibili con sempre maggiore facilità, anche a costi contenuti o addirittura gratis.
Una volta creata la cosiddetta Fattura PA conforme agli standard previsti dalle Regole Tecniche emesse dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID, http://www.agid.gov.it/, ex DigitPA, ex CNIPA). Occorrerà firmarla digitalmente (con firma digitale che ormai tutte le imprese dovrebbero possedere e se non ce l’hanno se la procurino perché fa risparmiare tempo e denaro) ed inviarla via PEC (posta elettronica certificata, anch’essa ormai dovrebbe essere utilizzata da quasi tutte le imprese perché è utile e fa risparmiare anch’essa) al Cliente Pubblica Amministrazione.
Dopodiché viene il passo più difficile: la fattura elettronica va conservata in formato digitale, attraverso un apposito sistema di Conservazione Sostitutiva. Questo passo del processo – reso obbligatorio dalla normativa al riguardo – appare un po’ più ostico perché la conservazione sostitutiva richiede procedimenti più complessi e software che operi in conformità alle Regole Tecniche emesse (ed eventualmente aggiornate) dall’AGID, oltre alla nomina di un Responsabile dell’Archiviazione Sostitutiva, con determinate caratteristiche e competenze, che garantisca tutto il processo e lo validi mediante propria firma digitale. Tra l’altro la gestione dei supporti di memorizzazione richiede una certa ridondanza e garanzia di disponibilità delle informazioni per i tempi prescritti dalla legge per le registrazioni relative.
In pratica, non essendo percorribile la strada di una gestione “fai da te” da parte dell’impresa (gli applicativi di Conservazione Sostitutiva open-source o freeware non esistono e svilupparseli in casa è molto impegnativo), le opzioni che si presentano alle organizzazioni che devono emettere fattura nei confronti della P.A. (anche solo una fattura all’anno) sono due:
- Acquistare un software per la gestione della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva delle fatture.
- Rivolgersi a servizi in outsourcing – generalmente accessibili via web – per la fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.
La scelta dipende da diversi fattori:
- Quante fatture PA vengono emesse rispetto al totale delle fatture?
- Come si svolge il processo di fatturazione e la gestione contabile successiva?
- L’organizzazione potrebbe trarre vantaggi nell’introduzione di una gestione documentale digitalizzata e di una conservazione sostitutiva su tutto il ciclo attivo e passivo?
- Di quali risorse hardware e software dispone l’organizzazione per poter gestire internamente il processo di archiviazione sostitutiva?
- Di quali software gestionali per contabilità e fatturazione dispone l’organizzazione?
- La contabilità è gestita interamente all’interno dell’azienda oppure ci si rivolge ad uno Studio di Commercialista o ad altra società di servizi fiscali?
- Come si svolge l’attività dell’organizzazione ed i relativi processi amministrativi? Ci sono più sedi? L’Amministrazione è centralizzata? Chi può emettere le fatture?
- Ecc., ecc.
Se, infatti, per alcune realtà il costo di implementare una fatturazione elettronica ed una conservazione sostitutiva internamente, magari introducendo una gestione documentale informatizzata anche per altri processi aziendali (vedi articolo precedente), può portare in pochi anni un buon ritorno dell’investimento, per altre organizzazioni, per lo più di piccole dimensioni e con poche fatture PA emesse, la soluzione di esternalizzare tutto il processo di fatturazione – oppure solo quello verso la P.A. – può costituire una soluzione ottimale.
Diversi fornitori si stanno proponendo sul mercato con le proprie soluzioni, in-house ed in outsourcing tramite servizi cloud.
La scelta della soluzione migliore per la propria organizzazione deve essere molto attenta, non solo per non spendere cifre eccessive per il servizio di fatturazione elettronica su qualche decina di fatture PA, ma, soprattutto, per non vincolarsi in soluzioni poco espandibili in futuro e poco integrate o integrabili con gli altri applicativi circostanti presenti in azienda.
Occorre pertanto valutare quali miglioramenti possono essere apportati da una gestione completamente elettronica del processo di fatturazione (e relativa conservazione sostitutiva) che, in taluni casi, potrebbe evitare il reinserimento della fattura nei sistemi contabili in quanto i servizi di fatturazione elettronica forniscono generalmente il flusso dei dati inseriti pronto per essere importato nel proprio gestionale. Su quest’ultimo aspetto è bene fare attenzione: se il proprio software contabile (o quello del proprio Commercialista) non è compatibile con il tracciato record della fattura PA e non ha intenzione di adeguarsi per il futuro, probabilmente è il momento di cambiarlo perché il fornitore non ha voglia di investire su di esso.
Alcune funzioni fornite dai servizi in outsourcing, ed i relativi costi, possono far privilegiare una soluzione rispetto ad un’altra per i vantaggi in termini di efficienza che può portare all’organizzazione.
Che dire poi sui rischi, reali o presunti, che si corre a lasciare le proprie fatture elettroniche, le uniche versioni valide ai fini di legge (eventuali stampe o versioni in formato pdf non sono valide ai fini legali nei confronti delle Autorità Tributarie)? Nella maggior parte dei casi tali fatture sono molto più sicure che negli archivi cartacei o digitali di molte imprese e dei loro Commercialisti, ma occorre comunque fare una attenta valutazione dei rischi, declinando la sicurezza della fattura elettronica in termini riservatezza (vogliamo che altri non conoscano i dati delle nostre fatture?), integrità (le fatture elettroniche saranno sempre corrette ed integre?) e disponibilità (ne possiamo disporre a piacimento, in tempi ridotti, anche a fronte di accertamenti fiscali?).
Su questi aspetti occorrerà valutare cosa garantiscono i fornitori dei servizi di fatturazione elettronica in cloud, sia formalmente nel contratto di fornitura del servizio in cloud computing (vedi precedenti articoli), sia in base ad una valutazione oggettiva dell’azienda fornitrice: è certificata ISO 9001 per il suo sistema di gestione qualità? È certificata ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni? Gestisce la business continuity (continuità operativa) con appositi piani? È certificata ISO 22301 per i sistemi di gestione di business continuity?
In conclusione l’introduzione della fatturazione elettronica in azienda, almeno per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, non sarà sicuramente a costo zero, ma produrrà costi per investimenti in tecnologia e formazione del personale, ma potrà generare risparmio di tempo – e quindi di costi – nel futuro nei processi correlati. Una progettazione competente dell’adeguamento potrà portare sicuramente vantaggi futuri, viceversa la ricerca della soluzione gratis, oppure a costi minimi, rischia di generare solo costi inutili e di non eliminare inefficienze, bensì di crearne di nuove.
In ogni caso farà risparmiare la Pubblica Amministrazione, quindi tutti noi.
Vedi anche:
- Fatturazione elettronica: online la circolare interpretativa del DM 55/2013
- Fattura elettronica: online l’aggiornamento delle Specifiche operative AgID
