Un tempo nel mese di novembre le medio-grandi aziende preparavano il budget per l’anno successivo. Tale pratica era ed è tuttora consigliabile anche per le piccole imprese, anche se i tempi sono cambiati.

In questo lunghissimo periodo di crisi molti reputano il budget un esercizio sterile visto il momento di forti cambiamenti che stiamo vivendo; che senso ha, infatti, stimare i ricavi di vendita con le tecniche consolidate della letteratura che si basano su previsioni che negli ultimi anni sono state spesso disattese?

Tali affermazioni, in gran parte condivisibili, rischiano però di far perdere alle imprese l’abitudine di pianificare gli obiettivi di ricavo e di costo.

Non dimentichiamo, infatti, i vantaggi reali che l’approccio budgetario può arrecare alla gestione delle piccole e medie imprese e che possono riepilogarsi nei punti seguenti:

• costringe la Direzione a continue riflessioni sulle politiche di base dell’impresa;
• richiede un’adeguata ed appropriata organizzazione per ciascuna funzione aziendale;
• spinge il management verso uno stile direzionale “partecipativo” nella scelta dei vari obiettivi settoriali che devono essere tra loro coerenti ed in sintonia con il piano generale;
• obbliga la Direzione ad esprimere sempre tutti i programmi di attività in quantità e valori;
• necessita di adeguati dati storico-contabili;
• spinge all’utilizzazione più economica delle varie risorse aziendali;
• evidenzia efficienza ed inefficienza operativa;
• promuove l’intesa, tra i membri della Direzione, per i problemi comuni di lavoro;
• obbliga la Direzione a porre opportuna e adeguata attenzione agli effetti della prevista tendenza delle condizioni economiche generali.

Tuttavia, nonostante i molteplici vantaggi che il budget presenta, esso non è comunque uno strumento perfetto. Le principali limitazioni che tale tecnica direzionale presenta sono riconducibili al fatto che:

• il sistema budgetario è basato su stime, ed è noto che l’efficienza del controllo budgetario dipende proprio dalla validità o meno di tali stime che, in un periodo di profonda crisi economica come quello attuale, sono molto meno precise che in periodi di crescita costante;
• il budget deve essere continuamente adattato alle mutevoli circostanze d’impresa, cioè esso non deve presentarsi in chiave statica e burocratica;
• la fase esecutiva del budget non è automatica, ma è necessario che si crei, nell’ambito dell’impresa, uno “spirito di budget” affinché si possano superare gli ostacoli insiti nella realtà operativa per il raggiungimento dei prefissati obiettivi.

Anche nelle piccole imprese è comunque importante introdurre il budget, che permette di prendere decisioni ottimali, soprattutto in occasione di necessità di acquisto di beni e servizi.

Infatti, il comportamento tipico di una piccola impresa che non è abituata a fare il budget dei ricavi e dei costi è quello di decidere di non effettuare un investimento o una spesa straordinaria per il timore di trovarsi in difficoltà. In questo modo si tarpa le ali alle opportunità di crescita offerte dal miglioramento dei sistemi informativi e dalla formazione del personale. Non è difatti ammissibile che una Direzione lungimirante non preveda costi per la formazione del personale, per l’aggiornamento dei sistemi informativi o per l’introduzione di innovazioni tecnologiche nei processi produttivi o di erogazione dei servizi che potrebbero migliorare l’efficienza degli stessi e, quindi, la competitività aziendale.

L’obiettivo del controllo budgetario è essenzialmente quello di verificare se costi e ricavi maturati soddisfano le stime pianificate nel budget e, quindi, se l’organizzazione è in grado di generare la redditività stabilita in sede di budget.

In periodi di crisi economica come quello corrente il budget, come già esposto, rischia di essere costantemente disatteso, soprattutto quello delle vendite, estremamente oscillanti all’interno di range molto estesi. Conseguentemente è necessario riallineare costantemente il budget dei costi a quello dei ricavi effettivi o maturati e delle previsioni di ricavi realistiche nell’immediato futuro, per evitare brutte sorprese a fine anno.

L’assenza di budget, però, provoca generalmente la riduzione degli investimenti utili per la crescita, inoltre non permette di tenere sotto controllo le spese ordinarie ed i costi che derivano da inefficienze e comportamenti impulsivi. La cattiva organizzazione delle attività genera spesso dilatazione nei tempi di svolgimento delle stesse e ripetizione di operazioni per riparare ad errori e lacune dovute a comunicazioni insufficienti fra i reparti, carenze di informazioni o dati poco tempestivi, ecc. Il maggior tempo impiegato dal personale nello svolgere singole operazioni o attività si ripercuote sempre in ritardi nel completamento delle commesse e, quindi, in maggiori costi, oltre a disagi apportati al cliente. Tali costi, in assenza di una stima a budget degli stessi, non vengono controllati e monitorati costantemente attraverso idonei indicatori.

D’altro canto la riduzione dei ricavi derivanti dalle vendite di prodotti e servizi porta sovente ad una spending review poco oculata ed al taglio di ogni tipo di costo. Se qualcuno in azienda ritiene utile e necessario spendere cifre anche modeste per innovazione tecnologica, formazione del personale o riorganizzazione dei processi viene immediatamente fermato e la spesa non viene approvata, anche perché i responsabili di area, settore, commessa o progetto non dispongono di un proprio budget!

Proprio questo aspetto negativo deve indurre a predisporre comunque un budget delle spese e degli investimenti in ogni impresa o studio professionale, anche di piccole dimensioni. I responsabili di funzione o commessa devono poter disporre di risorse adeguate per condurre al meglio le proprie attività, altrimenti sono relegati a dei meri esecutori di direttive che provengono dall’imprenditore, con evidenti conseguenze anche sulla loro motivazione personale.

Purtroppo molti imprenditori italiani, consci della situazione di crisi economica e finanziaria che attanaglia l’impresa, scelgono di non stabilire un budget degli investimenti e preferiscono decidere personalmente di volta in volta se effettuare o meno una determinata spesa, magari guidati solo dall’urgenza e dalla necessità della stessa per fronteggiare emergenze improvvise, oltre che dal fatto che ci siano o meno soldi in cassa.

Alcuni imprenditori che si identificano in questi comportamenti potranno controbattere: «se i soldi non ci sono meglio evitare ogni spesa non strettamente necessaria, dove trovo il denaro per fare certi investimenti?»

Le risorse finanziarie per effettuare gli investimenti opportuni per la crescita si devono trovare attraverso i normali canali di finanziamento (istituti di credito, titoli obbligazionari, investitori esterni, venture capital, ecc.); tali fondi saranno restituiti attraverso i risparmi futuri che si otterranno come risultato da investimenti che semplicemente consentiranno di “fare le stesse cose in minor tempo e probabilmente anche meglio”, grazie a personale più qualificato, sistemi informatici migliori, riorganizzazioni dei processi, innovazioni tecnologiche e così via.

Purtroppo tutte queste considerazioni rimangono “nascoste” all’interno dell’operatività quotidiana dell’organizzazione ed i risultati economici conseguenti (mancati risparmi) restano anch’essi occultati tra le pieghe dei bilanci aziendali e molti imprenditori non li vedono.

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