L’omessa adozione delle misure minime di sicurezza non solo comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dal codice, ma integra anche la fattispecie di reato prevista dall’art. 169 del Codice.

Riguardo alla durata dell’eventuale conservazione delle registrazioni, nei casi in cui sia stato scelto un sistema che preveda la conservazione delle immagini, in applicazione del principio di proporzionalità, anche l’eventuale conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario – e predeterminato – a raggiungere la finalità perseguita.

La conservazione deve essere, quindi, limitata a poche ore o, al massimo, alle 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Nel caso sia giustificato un più ampio tempo di conservazione dei dati si ritiene che tale periodo non debba comunque superare la settimana.

Il sistema impiegato deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato l’integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto da ogni supporto, anche mediante sovra­registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati. In presenza di impianti basati su tecnologia non digitale o comunque non dotati di capacità di elaborazione tali da consentire la realizzazione di meccanismi automatici di expiring dei dati registrati, la cancellazione delle immagini dovrà comunque essere effettuata nel più breve tempo possibile per l’esecuzione materiale delle operazioni dalla fine del periodo di conservazione fissato dal titolare. Attenzione agli impianti di videosorveglianza che rilevano solo i movimenti (motion detection): durante i periodi di chiusura degli uffici e degli esercizi da proteggere (ad es. durante la notte o durante i giorni di chiusura per festività, ferie, ecc.) tali sistemi potrebbero rilevare immagini riprese in tempi passati ben oltre i limiti consentiti anche se il sistema è programmato per registrare solo 24 ore in quanto la registrazione viene fermata in assenza di movimenti rilevati nell’area sorvegliata.

Deve essere poi assicurato agli interessati identificabili l’effettivo esercizio dei propri diritti in conformità al Codice, in particolare quello di accedere ai dati che li riguardano, di verificare le finalità, le modalità e la logica del trattamento.

Nell’ambito dei rapporti di lavoro il garante precisa che nelle attività di sorveglianza occorre rispettare il divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa, pertanto è vietata l’installazione di apparecchiature specificatamente preordinate alla predetta finalità: non devono quindi essere effettuate riprese al fine di verificare l’osservanza dei doveri di diligenza stabiliti per il rispetto dell’orario di lavoro e la correttezza nell’esecuzione della prestazione lavorativa (ad es. orientando la telecamera sul badge). Vanno poi osservate le garanzie previste in materia di lavoro quando la videosorveglianza è resa necessaria da esigenze organizzative o produttive, ovvero è richiesta per la sicurezza del lavoro (ad es. per prevenire o rilevare eventuali furti di prodotti): in tali casi, ai sensi dell’art. 4 della I. n. 300/1970, gli impianti e le apparecchiature, “dai quali può derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l’Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l’uso di tali impianti”.

Tali garanzie vanno osservate sia all’interno degli edifici, sia in altri contesti in cui è resa la prestazione di lavoro, come, ad esempio, nei cantieri edili o con riferimento alle telecamere installate su veicoli adibiti al servizio di linea per il trasporto di persone o su veicoli addetti al servizio di noleggio con conducente e servizio di piazza (taxi) per trasporto di persone (le quali non devono riprendere in modo stabile la postazione di guida, e le cui immagini, raccolte per finalità di sicurezza e di eventuale accertamento di illeciti, non possono essere utilizzate per controlli, anche indiretti, sull’attività lavorativa degli addetti).

Sotto un diverso profilo, eventuali riprese televisive sui luoghi di lavoro per documentare attività od operazioni solo per scopi divulgativi o di comunicazione istituzionale o aziendale, e che vedano coinvolto il personale dipendente, possono essere assimilati ai trattamenti temporanei finalizzati alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi ed altre manifestazioni del pensiero. In tal caso, alle stesse si applicano le disposizioni sull’attività giornalistica contenute nel Codice, fermi restando, comunque, i limiti al diritto di cronaca posti a tutela della riservatezza, nonché l’osservanza del codice deontologico per l’attività giornalistica ed il diritto del lavoratore a tutelare la propria immagine opponendosi, per motivi legittimi, alla sua diffusione.

Le immagini idonee a rivelare lo stato di salute non devono essere comunque diffuse. In tale quadro, va assolutamente evitato il rischio di diffusione delle immagini di persone malate su monitor collocati in locali liberamente accessibili al pubblico.

Riguardo all’utilizzo di web cam o camera-on-line a scopi promozionali-turistici o pubblicitari il Garante ha precisato che le attività di rilevazione di immagini a fini promozionali-turistici o pubblicitari, attraverso web cam devono avvenire con modalità che rendano non identificabili i soggetti ripresi.

Particolari cautele dovranno poi essere adottate da quelle Società che erogano servizi di videosorveglianza a diverse organizzazioni, al fine di garantire che soltanto i diretti interessati possano accedere alle immagini riprese presso i propri luoghi sorvegliati. Tali società si configureranno come responsabili del trattamento e il collegamento deve essere reso noto agli interessati. A tal fine, il Garante ritiene che si possa utilizzare il modello semplificato di informativa “minima” – indicante il titolare del trattamento, la finalità perseguita ed il collegamento con le forze di polizia precedentemente citato. Tale collegamento deve essere altresì reso noto nell’ambito del testo completo di informativa reso eventualmente disponibile agli interessati.

Le modalità di trattamento sopra elencate richiedono l’adozione di specifiche misure di sicurezza ulteriori rispetto a quelle individuate in precedenza, quali:

• adozione di sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici degli incaricati e delle operazioni compiute sulle immagini registrate, compresi i relativi riferimenti temporali, con conservazione per un periodo di tempo congruo all’esercizio dei doveri di verifica periodica dell’operato dei responsabili da parte del titolare, comunque non inferiore a sei mesi;
• separazione logica delle immagini registrate dai diversi titolari.
• Il mancato rispetto delle misure previste ai punti 1) e 2) comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall’art. 162, comma 2-ter, del Codice.
• Fuori dalle predette ipotesi, in tutti i casi in cui i trattamenti effettuati tramite sistemi integrati di videosorveglianza hanno natura e caratteristiche tali per cui le misure e gli accorgimenti sopra individuati non siano integralmente applicabili, in relazione alla natura dei dati o alle modalità del trattamento o agli effetti che possono determinare, il titolare del trattamento è tenuto a richiedere una verifica preliminare a questa Autorità (v. punto 3.2.1).

Anche per i soggetti pubblici sussiste l’obbligo di fornire previamente l’informativa agli interessati, pertanto, coloro che accedono o transitano in luoghi dove sono attivi sistemi di videosorveglianza devono essere previamente informati in ordine al trattamento dei dati personali. A tal fine, anche i soggetti pubblici possono utilizzare il modello semplificato di informativa “minima”, già citato.

In applicazione dei richiamati principi di liceità, finalità e proporzionalità, l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza risulta lecito con riferimento alle attività di controllo volte ad accertare l’utilizzo abusivo di aree impiegate come discariche di materiali e di sostanze pericolose solo se non risulta possibile, o si riveli non efficace, il ricorso a strumenti e sistemi di controllo alternativi.

Infine, riguardo al trattamento di dati personali per fini esclusivamente personali, il Garante ha precisato che l‘installazione di sistemi di videosorveglianza viene sovente effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali. In tal caso va chiarito che la disciplina del Codice non trova applicazione qualora i dati non siano comunicati sistematicamente a terzi ovvero diffusi, risultando comunque necessaria l’adozione di cautele a tutela dei terzi. In tali ipotesi possono rientrare, a titolo esemplificativo, strumenti di videosorveglianza idonei ad identificare coloro che si accingono ad entrare in luoghi privati (videocitofoni ovvero altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni, anche tramite registrazione), oltre a sistemi di ripresa installati nei pressi di immobili privati ed all’interno di condomini e loro pertinenze (quali posti auto e box).

Benché non trovi applicazione la disciplina del Codice, al fine di evitare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata (art. 615-bis del Codice Penale), l’angolo visuale delle riprese deve essere comunque limitato ai soli spazi di propria esclusiva pertinenza (ad esempio antistanti l’accesso alla propria abitazione) escludendo ogni forma di ripresa, anche senza registrazione di immagini, relativa ad aree comuni (cortili, pianerottoli, scale, garage comuni) ovvero ad ambiti antistanti l’abitazione di altri condomini.

Nel caso in cui trovi applicazione la disciplina del Codice, il trattamento di dati può essere lecitamente effettuato da privati ed enti pubblici economici solamente se vi sia il consenso preventivo dell’interessato, oppure se ricorra uno dei presupposti di liceità previsti in alternativa al consenso.

Il provvedimento in oggetto dà attuazione a tale istituto, individuando i casi in cui la rilevazione delle immagini può avvenire senza consenso, qualora, con le modalità stabilite in questo stesso provvedimento, sia effettuata nell’intento di perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo attraverso la raccolta di mezzi di prova o perseguendo fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, o finalità di prevenzione di incendi o di sicurezza del lavoro.

Nell’uso delle apparecchiature volte a riprendere, con o senza registrazione delle immagini, aree esterne ad edifici e immobili (perimetrali, adibite a parcheggi o a carico/scarico merci, accessi, uscite di emergenza), resta fermo che il trattamento debba essere effettuato con modalità tali da limitare l’angolo visuale all’area effettivamente da proteggere, evitando, per quanto possibile, la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (vie, edifici, esercizi commerciali, istituzioni ecc.), restando fermo che il trattamento debba essere effettuato con modalità tali da limitare l’angolo visuale all’area effettivamente da proteggere, evitando, per quanto possibile, la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (vie, edifici, esercizi commerciali, istituzioni ecc.).

In particolare, per quanto concerne le riprese nelle aree condominiali comuni, qualora i trattamenti siano effettuati dal condominio (anche per il tramite del relativo Amministratore Condominiale), si evidenzia che tale specifica ipotesi è stata recentemente oggetto di una segnalazione da parte del Garante al Governo ed al Parlamento; ciò in relazione all’assenza di una puntuale disciplina che permetta di risolvere alcuni problemi applicativi evidenziati nell’esperienza di questi ultimi anni. Non è infatti chiaro se l’installazione di sistemi di videosorveglianza possa essere effettuata in base alla sola volontà dei comproprietari, o se rilevi anche la qualità di conduttori. Non è parimenti chiaro quale sia il numero di voti necessario per la deliberazione condominiale in materia (se occorra cioè l’unanimità ovvero una determinata maggioranza).

Le principali scadenze per l’attuazione delle prescrizioni nuove presenti nel provvedimento del Garante di aprile 2010 sono le seguenti:

• entro dodici mesi, rendere l’informativa visibile anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno;
• entro sei mesi, sottoporre i trattamenti che presentano rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, alla verifica preliminare ai sensi dell’art. 17 del Codice;
• entro dodici mesi, adottare, le misure di sicurezza a protezione dei dati registrati tramite impianti di videosorveglianza;
• entro sei mesi, adottare le misure necessarie per garantire il rispetto di quanto indicato nel provvedimento per quanto concerne i sistemi integrati di videosorveglianza.