Nuovo Decreto Legislativo n. 101 del 10 agosto 2018 – Codice Privacy emendato

Il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)” è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 04/09/2018 ed entra in vigore dal 19/09/2018.

Il tanto atteso (da chi si occupa di GDPR e privacy in generale) documento normativo permette di inquadrare meglio la materia “protezione dati personali” nel panorama legislativo italiano dopo l’entrata in vigore del Regolamento UE 679/2016 (RGPD o GDPR).

Come previsto dalle letture delle precedenti versioni dello schema di Decreto, approvato dal C.d.M. lo scorso 8 agosto, il testo di legge non fuga molti dubbi che sono emersi dall’applicazione del GDPR in questi primi mesi (in realtà il Regolamento è noto da oltre due anni).

In particolare, non viene trattato il tema delle nomine dei Responsabili esterni del Trattamento (quando si rientra in questo caso? Che fare se la nomina viene rifiutata dal fornitore?), ma questo forse potrà essere argomento delle Linee Guida per le PMI del Garante Privacy, che di fatto riguarderanno la quasi totalità delle organizzazioni italiane per come è strutturato il nostro panorama industriale e dei servizi. Non vengono nemmeno fugati i molti dubbi circa l’applicazione di determinate misure di sicurezza o relativamente al concetto di “larga scala”.

Purtroppo il concetto di accountability (responsabilizzazione) è lontano dall’animo degli imprenditori italiani, che hanno sempre necessitato di regole certe e ben definite: o bianco o nero, permesso o vietato. È come se nel Codice della Strada scomparissero i limiti di velocità e comparisse una regola generale che preveda che “in ogni strada ogni automobilista deve mantenere una velocità adeguata a garantire la sicurezza di persone e cose, minimizzando i rischi di provocare incidenti”.

Oltre alle misure di semplificazione per le PMI, che il Garante Privacy italiano dovrà emanare prossimamente (i tempi previsti sono piuttosto lunghi, visto anche che il GDPR è pienamente attuativo già da oltre tre mesi ed è stato pubblicato nel 2016), farà certamente piacere a molte organizzazioni sapere che tra le disposizioni transitorie e finali, contenute all’art. 22 del nuovo D.Lgs 101/2018, è invece previsto che “per i primi otto mesi dalla data di entrata in vigore, il Garante per la protezione dei dati personali tiene conto, ai fini dell’applicazione delle sanzioni amministrative (…), della fase di prima applicazione delle disposizioni sanzionatorie”. Dunque, fino al 19 maggio 2019 il Garante sarà clemente? Cosa significa? Vuol dire che non ci saranno sanzioni, se non nei casi più gravi (o che costituiscono violazioni della normativa sulla privacy già da tempo), fino a maggio 2019, ma non si può dire ufficialmente per non subire la reprimenda della UE?

Il nuovo D. Lgs 101/2018 in realtà va a modificare il vecchio D. Lgs 196/2003 che, però, vede abrogati la maggior parte dei suoi articoli e, di fatto, viene riscritto tenendo conto delle prescrizioni del GDPR Europeo. In pratica il D. Lgs 101/2018 è poco leggibile, se non si dispone di una versione del D. Lgs 196/2003 modificata e integrata. Ampiamente criticabile è la scelta di novellare il Codice Privacy (D. Lgs 196/2003 con le sue successive modifiche ed integrazioni intercorse negli anni) anziché abrogarlo in toto ed emanare un nuovo Decreto.

Tutto ciò non fa che rendere il panorama normativo in materia di privacy sempre più complesso, oltre che ancora fluido. Si pensi anche ai provvedimenti del Garante Privacy preesistenti all’entrata in vigore del Regolamento 679/2016, che sono stati ritenuti ancora validi, fatto salvo che il Garante stesso potrà modificarli per aggiornarli alla normativa attuale.

Ma veniamo ai punti salienti trattati dal nuovo Decreto Legislativo 101 del 2018:

  • Inquadramento dei compiti di interesse pubblico che riguardano i trattamenti dei dati personali, attività della Pubblica Amministrazione e tutto ciò che concerne i trattamenti di dati personali effettuati dagli apparati Statali e dalla Sanità Pubblica. Nel GDPR tali situazioni erano correttamente rimandate a regolamentazioni nazionali.
  • Chiarimenti sulle modalità di trattamento di particolari categorie di dati, quali dati relativi alla salute, dati genetici e dati biometrici.
  • Definizione più dettagliata dei criteri di applicazione delle sanzioni ed introduzione delle sanzioni penali (solo per situazioni molto gravi).
  • Introduzione dei soggetti “designati” al trattamento dei dati personali, con particolari compiti e responsabilità, non solo soggetti “istruiti” e non più “responsabili interni al trattamento”.
  • Disposizioni per settori specifici (anche semplificazioni per la gestione dei curriculum ricevuti dalle organizzazioni).
  • Regole per il settore delle comunicazioni elettroniche e per il giornalismo.
  • Conferimento di poteri al Garante per la Protezione dei Dati Personali per l’aggiornamento di provvedimenti e disposizioni varie, comprese le misure semplificate per le PMI e la definizione dei ruoli nei confronti di ACCREDIA relativamente alla certificazione.
  • Criteri di applicazione delle sanzioni.

In conclusione il percorso di rinnovamento del “sistema privacy” non si è ancora concluso e le problematiche attuative, soprattutto per le organizzazioni che trattano in modo significativo dati personali, anche appartenenti alle “particolari categorie di dati” individuate dal GDPR, restano abbastanza complesse, soprattutto a fronte di un meccanismo sanzionatorio incerto che potrebbe portare a parecchie contestazioni. Vedremo come il Garante potrà svolgere il gravoso compito demandatogli dal Governo.

Decreto Legislativo 101/2018 - Modifiche al Codice Privacy (20 download)




La norma UNI 11697:2017 e la figura del DPO

Lo scorso dicembre – dopo lunghe discussioni – è stata pubblicata la norma UNI 11697:2017 “Attività professionali non regolamentate – Profili professionali relativi al trattamento e alla protezione dei dati personali – Requisiti di conoscenza, abilità e competenza”, inerente la definizione dei requisiti relativi all’attività professionale dei soggetti operanti nell’ambito del trattamento e della protezione dei dati personali (compreso il DPO), da questi esercitata a diversi livelli organizzativi (pubblico o privato).

L’UNI dichiara che “La norma definisce i profili professionali relativi al trattamento e alla protezione dei dati personali coerentemente con le definizioni fornite dall’EQF e utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalla UNI 11621-1 Attività professionali non regolamentate – Profili professionali per l’ICT – Parte 1: Metodologia per la costruzione di profili professionali basati sul sistema e-CF“.

La norma, anche dopo la sua uscita, è stata fonte di animate discussioni fra gli esperti del settore e, soprattutto, è stata vivacemente contestata da chi ritiene che non esponga in modo chiaro e preciso i requisiti professionali delle figure in oggetto oppure definisca delle figure professionali favorevoli a certi profili piuttosto che altri.

Le figure professionali delineate dalla norma UNI sono le seguenti:

  1. Data Protection Officer (DPO), figura di supporto al titolare o responsabile del trattamento nell’applicazione e per l’osservanza del Regolamento (UE) 2016/679, in conformità all’ art. 37 (Designazione del Responsabile della protezione dei dati), art. 38 (Posizione del Responsabile della protezione dei dati) e art. 39 (Compiti del Responsabile della protezione dei dati).
  2. Manager Privacy, figura che assiste il titolare nelle attività di coordinamento di tutti i soggetti che – nell’organizzazione – sono coinvolti nel trattamento di dati personali (responsabili, incaricati, amministratori di sistema, ecc.), garantendo il rispetto delle norme in materia di privacy e il mantenimento di un adeguato livello di protezione dei dati personali.
  3. Specialista Privacy, figura di supporto appositamente formato (è richiesta una formazione minima di 24 ore), che collabora con il Manager Privacy e cura la corretta attuazione del trattamento dei dati personali all’interno dell’organizzazione, svolgendo le attività operative che, di volta in volta, si rendono necessarie durante tutto il ciclo di vita di un trattamento di dati personali.
  4. Valutatore Privacy, figura dotata di una apposita formazione (minima di 40 ore) che si caratterizza per la sua terzietà sia nei confronti del Manager che dello Specialista Privacy; egli esercita una attività di monitoraggio (audit) andando ad esaminare periodicamente il trattamento dei dati personali e valutando il rispetto delle normative di settore emanate.

Concentriamoci sulla figura del DPO o RPD. La norma definisce una descrizione sintetica del profilo, una missione, dei risultati attesi, dei compiti principali, delle competenze, delle abilità e delle conoscenze.

Per ognuna delle competenze assegnate seguenti è definito un livello di competenza:

  • Pianificazione di Prodotto o di Servizio
  • Sviluppo della Strategia per la Sicurezza Informatica
  • Gestione del Contratto
  • Sviluppo del Personale
  • Gestione del Rischio
  • Gestione delle Relazioni
  • Gestione della Sicurezza dell’Informazione
  • Governante dei sistemi informativi

Tra le Abilità (Skill) stabilite che deve possedere il DPO si segnalano:

  • Contribuire alla strategia per il trattamento e per la protezione dei dati personali
  • Capacità di analisi
  • Capacità organizzative
  • Pianificazione e programmazione
  • Saper analizzare gli asset critici dell’azienda ed identificare debolezze e vulnerabilità riguardo ad intrusioni o attacchi
  • Saper anticipare i cambiamenti richiesti alla strategia aziendale dell’information security e formulare nuovi piani
  • Saper applicare gli standard, le best practice e i requisiti legali più rilevanti all’information security
  • Garantire che la proprietà intellettuale (IPR) e le norme della privacy siano rispettate
  • egoziare termini e condizioni del contratto
  • Preparare i template per pubblicazioni condivise
  • Progettare e documentare i processi dell’analisi e della gestione del rischio
  • Essere in grado di seguire e controllare l’uso effettivo degli standard documentativi aziendali

Invece tra le Conoscenze (Knowledge) possedute dal DPO vi sono:

  • I principi di privacy e protezione dei dati by design e by default I diritti degli interessati previsti da leggi e regolamenti vigenti Le responsabilità connesse al trattamento dei dati personali
  • Norme di legge italiane ed europee in materia di trattamento e di protezione dei dati personali
  • Norme di legge in materia di trasferimento di dati personali all’estero e circolazione dei dati personali extra UE
  • Le metodologie di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e PIA
  • Le norme tecniche ISO/IEC per la gestione dei dati personali
  • Le tecniche crittografiche
  • Le tecniche di anonimizzazione
  • Le tecniche di pseudonimizzazione
  • Sistemi e tecniche di monitoraggio e “reporting”
  • Gli strumenti di controllo della versione per la produzione di documentazione
  • I rischi critici per la gestione della sicurezza
  • I tipici KPI (key performance indicators)
  • Il ritorno dell’investimento comparato all’annullamento del rischio
  • la computer forensics (analisi criminologica di sistemi informativi)
  • La politica di gestione della sicurezza nelle aziende e delle sue implicazioni con gli impegni verso i clienti, i fornitori e i sub-contraenti
  • Le best practice (metodologie) e gli standard nella analisi del rischio
  • Le best practice e gli standard nella gestione della sicurezza delle informazioni
  • Le norme legali applicabili ai contratti
  • Le nuove tecnologie emergenti (per esempio sistemi distribuiti, modelli di virtualizzazione, sistemi di mobilità, data sets)
  • Le possibili minacce alla sicurezza
  • Le problematiche legate alla dimensione dei data sets (per esempio big data)
  • Le problematiche relative ai dati non strutturati (per esempio data analytics)
  • Le tecniche di attacco informatico e le contromisure per evitarli

Fra le competenze richieste determinate dalla norma emergono profili afferenti a:

  • Consulenti direzione
  • Consulenti ed esperti di sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (famiglia delle norme ISO 27000)
  • Auditor di sistemi di gestione
  • Esperti di Risk Management
  • Consulenti/esperti sulle normative attinenti alla privacy ed alla protezione dei dati personali (leggi, normative, disposizioni del Garante, ecc.)

Inoltre sono richieste conoscenze legali sulla contrattualistica, competenze sulla sicurezza informatica (tecniche di attacco, crittografia, ecc.) e sui sistemi informatici e relativi database.

Pur con le dovute precisazioni relative al fatto che il candidato DPO dovrà ricoprire un ruolo le cui caratteristiche dipendono fortemente dall’organizzazione in cui dovrà andare a operare, è evidente che prevalgono le competenze gestionali/manageriali e quelle relative alla sicurezza delle informazioni, piuttosto che quelle legali. Per quanto possa essere contestata, la norma chiaramente individua soggetti più vicini all’ingegnere dell’informazione che all’esperto legale come possibile DPO/RPD. Sicuramente le competenze legali eventualmente mancanti a un profilo molto vicino all’ingegnere dell’informazione sono più facilmente colmabili, anche attraverso consulenze specifiche, rispetto ad altre situazioni in cui il potenziale DPO si trova a dover colmare il gap di competenza relativo ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazione, al risk management, alle basi di dati e magari anche alla cybersecurity.

Sicuramenteci sono in giro illustri avvocati esperti di info security e data protection, magari anche consulenti ed auditor ISO 27001, ma tutti coloro che si propongono per il ruolo di DPO con competenze essenzialmente giurisprudenziali saranno adatti a ricoprire il ruolo di DPO?

Naturalmente queste considerazioni valgono se si pensa di affidare il ruolo di DPO ad un’unica figura, con l’eventuale supporto di un team di esperti nelle varie discipline.

Chiaramente ogni organizzazione o ente pubblico che vorrà selezionare il proprio DPO potrà decidere come meglio crede in base ai compiti e le caratteristiche identificate per il DPO dal Regolamento UE 679/2016, ma la norma UNI 11697, volontaria, dice questo.




Chi è il DPO?

privacyChi è realmente il Responsabile della protezione dei dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO), figura prevista dal Regolamento UE 679/2016 (GDPR)?

Forse sarebbe meglio rispondere anche ad altre domande:

  • Cosa fa il DPO?
  • Quali requisiti deve possedere?
  • A chi serve il DPO?

Il Garante italiano per la Protezione dei Dati Personali e le Linee-guida del WP243, sviluppate dall’apposito Gruppo di Lavoro Articolo 29 a livello europeo, ci vengono in aiuto, ma non bastano a disperdere il polverone che si sta facendo da ogni parte attorno a questa figura.

Si legge da varie fonti di “Corsi specialistici per DPO”, “Esami per qualifiche da DPO”, “migliaia di posti di lavoro come DPO” e così via. È tutto al vero?

Vediamo anzitutto quali sono i requisiti di un DPO o RPD che dir si voglia.

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO), nominato dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento, dovrà:

  1. Possedere un’adeguata conoscenza della normativa e delle prassi di gestione dei dati personali, anche in termini di misure tecniche e organizzative o di misure atte a garantire la sicurezza dei dati. Non sono richieste attestazioni formali o l’iscrizione ad appositi albi professionali, anche se la partecipazione a master e corsi di studio/professionali può rappresentare un utile strumento per valutare il possesso di un livello adeguato di conoscenze.
  2. Adempiere alle sue funzioni in piena indipendenza e in assenza di conflitti di interesse. In linea di principio, ciò significa che il RPD non può essere un soggetto che decide sulle finalità o sugli strumenti del trattamento di dati personali.
  3. Operare alle dipendenze del titolare o del responsabile oppure sulla base di un contratto di servizio (RPD/DPO esterno).

Il titolare o il responsabile del trattamento dovranno mettere a disposizione del Responsabile della Protezione dei Dati le risorse umane e finanziarie necessarie all’adempimento dei suoi compiti.

Leggendo queste righe si evince che non possono esistere corsi per DPO che qualifichino per questo ruolo, né elenchi o albi. Ovviamente tutti i “corsi per DPO” possono essere più o meno validi per svolgere questa mansione in futuro, ma non forniscono la “patente” per farlo.

Le competenze del DPO (insieme di livello di istruzione, conoscenze, capacità/abilità ed esperienza…) devono svariare fra competenze legali, informatiche ed organizzativo-gestionali. Naturalmente il RPD deve conoscere bene il Regolamento UE 679/2016, ma anche il D.Lgs 196/2003 che costituisce tuttora la normativa sulla privacy italiana da oltre 13 anni ed i vari provvedimenti del Garante italiano su videosorveglianza, Amministratori di Sistema, ecc..

Quali saranno le competenze prevalenti? Fino a che livello un DPO deve sapere di sicurezza informatica?

Sicuramente sono più importanti competenze di base consolidate a 360° negli ambiti legale, informatico e gestionale, piuttosto che essere esperti di una materia e non conoscere nulla delle altre. Infatti il DPO non dovrà configurare un firewall (attività che potrà delegare a tecnici sistemisti), ma dovrà sapere cos’è e conoscere i suoi principi di funzionamento.

Per capire quali competenze precise dovrà possedere il DPO occorre comprendere che il DPO è un ruolo da ricoprire in una determinata organizzazione, dunque sarà importante che il DPO conosca discretamente i processi gestionali dell’organizzazione in cui dovrà operare ed in funzione del tipo di organizzazione dovrà possedere requisiti minimi differenti. Per esempio il DPO di un Ospedale o di una organizzazione della Sanità Privata non dovrà necessariamente avere le stesse competenze del DPO di un Comune, di un Ufficio Giudiziario o di una Società che sviluppa software per la profilazione di utenti. Quindi ad ognuno il suo DPO.

Infine sottolineiamo il fatto che il DPO deve essere indipendente dalle altre funzioni aziendali e dipendere solo dal titolare del trattamento, dunque in molte organizzazioni difficilmente una figura interna possiede questi requisiti.

 

Quindi, quali sono i compiti del DPO?

Il Responsabile della Protezione dei Dati dovrà, in particolare:

  • sorvegliare l’osservanza del Regolamento, valutando i rischi di ogni trattamento alla luce della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità;
  • collaborare con il titolare/responsabile, laddove necessario, nel condurre una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA);
  • informare e sensibilizzare il titolare o il responsabile del trattamento, nonché i dipendenti di questi ultimi, riguardo agli obblighi derivanti dal Regolamento e da altre disposizioni in materia di protezione dei dati;
  • cooperare con il Garante e fungere da punto di contatto per il Garante su ogni questione connessa al trattamento;
  • supportare il titolare o il responsabile in ogni attività connessa al trattamento di dati personali, anche con riguardo alla tenuta di un registro delle attività di trattamento.

Esaminando i suddetti punti emerge un ruolo un po’ da consulente e un po’ da auditor, ma con contorni non ben definiti. In base al tipo di organizzazione il DPO o RPD che dir si voglia dovrà svolgere compiti più o meno estesi, potrà essere supportato da un team di altre persone, interne o esterne all’organizzazione, che potranno essere specialisti in ambito informatico, legale o altro a seconda del settore di appartenenza. Ad esempio in una organizzazione sanitaria il DPO potrebbe essere supportato da esperti nel settore sanitario, ad esempio medici.

Anche un DPO esterno potrebbe assumere l’incarico avvalendosi di un team di collaboratori, anche per far fronte alle numerose richieste da parte degli interessati che potrebbero porre quesiti sulle modalità di trattamento dei propri dati personali.

Inoltre è da sottolineare il fatto che il DPO deve disporre anche di autonomia e risorse sufficienti a svolgere in modo efficace i compiti cui è chiamato ed è il titolare (o responsabile) del trattamento che ha l’onere di garantire ciò.

In definitiva il perimetro dei compiti del DPO andrebbe definito bene di caso in caso in apposito contratto o delega del titolare.

Si osserva che il GDPR impone al titolare o al responsabile del trattamento di pubblicare i dati di contatto del DPO e di comunicare i dati di contatto del DPO alle pertinenti autorità di controllo; dunque è un incarico ufficiale e pubblico, affinché tutti gli interessati al trattamento di dati personali effettuato dall’organizzazione possano contattare il DPO per richiedere informazioni sul trattamento dei dati che li riguardano.

Da ultimo, ma non di minore importanza: i DPO non rispondono personalmente in caso di inosservanza del GDPR, ma tale responsabilità ricade sempre e solo sul titolare o sul responsabile del trattamento.

 

 

Vediamo, infine, in quali casi è previsto il DPO, ovvero quando una organizzazione è obbligata a nominare un DPO.

Dovranno designare obbligatoriamente un RPD:

  1. amministrazioni ed enti pubblici, fatta eccezione per le autorità giudiziarie;
  2. tutti i soggetti la cui attività principale consiste in trattamenti che, per la loro natura, il loro oggetto o le loro finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala;
  3. tutti i soggetti la cui attività principale consiste nel trattamento, su larga scala, di dati sensibili, relativi alla salute o alla vita sessuale, genetici, giudiziari e biometrici.

Anche per i casi in cui il regolamento non impone in modo specifico la designazione di un RPD, è comunque possibile una nomina su base volontaria. Ma questa frase non farà effetto su quelle Società che pensano di nominare un DPO solo se strettamente obbligatorio per legge.

Si precisa che un gruppo di imprese o soggetti pubblici possono nominare un unico RPD.

Dunque un consulente esterno qualificato potrebbe assumere il ruolo di DPO, per così dire, in outsourcing, per diverse organizzazioni.

Gli esempi forniti nella Linea-guida del GdL Articolo 29 su chi effettivamente dovrà nominare un DPO in ambito privato forniscono qualche indicazione, ma non dirimono tutti i dubbi. Soprattutto il concetto di “larga scala” è molto dibattuto: preso atto che un medico di famiglia non tratta dati particolari (sanitari in questo caso) su larga scala, salendo sul gradino superiore di questa scala virtuale, quale soggetto, avente comunque un organico ridotto, tratta dati particolari su larga scala: un poliambulatorio privato, una clinica/ospedale privati, un Amministratore di Condominio, un fornitore di servizi di ristorazione collettiva?

Speriamo che non siano le sentenze a definire meglio la normativa che, qui come in altre parti, lascia ampio spazio all’interpretazione.

Da quanto esposto emerge una similitudine fra la figura del DPO – che deve proteggere i dati personali dell’individuo – e l’RSPP (Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione per la Sicurezza e Salute del Lavoro, secondo il D.Lgs 81/2009 e s.m.i.) – che deve garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro -, con un distinguo, però: l’RSPP è responsabile anche legalmente in caso di incidente, mentre il DPO non è responsabile in caso di violazione dei dati personali.




Il GDPR per la privacy nella sanità privata

Mancano ormai solo 8 mesi all’attuazione del nuovo Regolamento UE 679/2016 sulla Protezione dei Dati Personali (o General Data Protection Rule, GDPR), pubblicato nel maggio 2016, che diverrà pienamente attuativo il 25 maggio 2018. Esso apporta importanti novità alla Legge sulla Privacy italiana attualmente in vigore, il D. Lgs 196/2003 e s.m.i., ed impone un diverso modo per affrontare la privacy nelle organizzazioni che trattano dati sanitari, i quali costituiscono una particolare categoria di “dati sensibili” (ora definiti “dati particolari” dal GDPR).

In questo articolo ci occuperemo delle regole per la privacy dei dati sanitari secondo il GDPR, ma non di ciò che attiene alla Sanità Pubblica, quali Ospedali, ASL, ambulatori pubblici, ecc., i quali dovranno sottostare alle medesime regole, ma con adempimenti leggermente diversi (ad es. la figura del DPO o Data Protection Officer è obbligatoria sempre) e con l’identificazione del titolare del trattamento che investe un’entità della Pubblica Amministrazione. Da un certo punto di vista lo Stato ha mezzi adeguati per affrontare, speriamo nel modo corretto, l’adeguamento al GDPR.

Invece, per quanto riguarda la Sanità Privata, le cose sono un po’ diverse ed a volte l’organizzazione interna non contempla competenze e tecnologie adeguate per far fronte al nuovo Regolamento 679/2016. Parliamo di organizzazioni di piccole e medie dimensioni, che vanno dalle Farmacie ai Poliambulatori di analisi diagnostiche, alle Cliniche e Case di Cura Private.

Alcuni adempimenti nelle organizzazioni private che si occupano di servizi sanitari sono da interpretare, in quanto la norma europea non fornisce indicazioni così precise su alcuni aspetti, ma pone l’accento sulla “responsabilizzazione” del titolare del trattamento, ovvero sull’adozione di comportamenti proattivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del Regolamento, cioè misure tecniche ed organizzative adeguate.

Ci troviamo così di fronte ad un problema di competenze: il titolare del trattamento di queste organizzazioni della Sanità Privata è la società stessa che gestisce la struttura (a volte il singolo professionista), quindi tutte le responsabilità ricadono, di fatto, sul legale rappresentante della stessa, il quale normalmente si occupa di tutt’altro (medico, farmacista o manager amministrativo) e non sa quali misure adottare per tutelarsi, non solo dalle possibili sanzioni (fino al 4% del fatturato annuo), ma anche da eventuali richieste di risarcimento danni di pazienti che non sentissero adeguatamente tutelata la propria privacy.

Gli elementi da considerare nella gestione della privacy in una organizzazione sanitaria privata sono diversi: la gestione dei documenti su supporto cartaceo o analogo (es. lastre di esami diagnostici), la gestione dei documenti su supporto digitale, la gestione delle informazioni elaborate dai sistemi informatici, la gestione delle informazioni trasmesse verbalmente…

Coloro che hanno gestito la privacy in passato con l’aiuto di un avvocato – che gli ha preparato lettere di nomina incaricati, informative e consensi – e di una società di consulenza informatica – che gli ha gestito la sicurezza dei dati (antivirus, backup, ecc.)  – dovranno modificare il proprio approccio in quanto la nuova privacy del GDPR richiede un approccio più sistemico ed orientato alla valutazione dei rischi.

I principi introdotti dal GDPR – in particolare il principio di liceità del trattamento, di integrità e di riservatezza, di limitazione delle finalità… – devono essere recepiti interpretandoli nel modo corretto, declinandoli nella propria realtà; non esistono più regole ben definite (password di almeno 8 caratteri, antivirus aggiornati con una certa frequenza, ecc.).

I passi fondamentali che un’organizzazione sanitaria privata dovrebbe affrontare per adeguarsi al GDPR sono i seguenti:

  • Analisi dei processi dell’organizzazione;
  • Mappatura dei trattamenti di dati personali;
  • Identificazione di ruoli e responsabilità per il trattamento;
  • Predisposizione del Registro dei trattamenti di dati personali;
  • Valutazione dei rischi sui trattamenti di dati;
  • Valutazione di impatto per quei trattamenti che lo richiedono;
  • Definizione delle misure organizzative per la protezione dei dati personali;
  • Definizione delle misure tecniche per la protezione dei dati personali;
  • Predisposizione delle procedure per il trattamento dei dati e loro documentazione.

In questo percorso si incontrano alcuni elementi particolarmente significativi, la cui gestione richiede molta attenzione ed una corretta interpretazione del Regolamento 679/2016:

  • La formulazione dell’informativa e dei consensi al trattamento da parte degli interessati;
  • La progettazione, implementazione e gestione della sicurezza delle informazioni (non solo informatica);
  • Gestione degli applicativi informatici e dei rapporti con i relativi fornitori;
  • Rapporti con i responsabili del trattamento esterni;
  • Eventuale nomina del DPO o RPD (Responsabile del Trattamento dei Dati);
  • Modalità di effettuazione della valutazione dei rischi e necessità del c.d. Data Impact Assessment (DIA).

Vediamo di chiarire un paio di punti relativamente alle organizzazioni sanitarie private.

La nomina del DPO (RPD) è obbligatoria:

  1. se il trattamento è svolto da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico;
  2. se le attività principali del titolare o del responsabile consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico di interessati su larga scala;
  3. se le attività principali del titolare o del responsabile consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati o di dati personali relativi a condanne penali e reati.

Se è evidente che non siamo nel caso (a), probabilmente nemmeno nel caso (b), occorre riflettere bene sul caso (c).

I dati sanitari ricadono senz’altro nelle particolari categorie di dati definite dal GDPR e resta solo da capire cosa significa “su larga scala”. Le interpretazioni ufficiali (Regolamento e Linea Guida sui RPD del GdL Articolo 29) ci indicano che i pazienti trattati da un singolo medico di famiglia non rientrano nel concetto di “larga scala”. Analogamente si potrebbe pensare per una Farmacia o un piccolo ambulatorio privato, ma salendo di dimensione nelle organizzazioni è evidente che questa condizione trova applicazione.

Altra questione è quella relativa alla necessità di istituire un Registro dei Trattamenti: qui l’obbligo si ha per organizzazioni con più di 250 addetti oppure in presenza di rischio per diritti e libertà degli interessati per trattamenti non occasionali di dati sensibili o giudiziari. In questo caso le nostre organizzazioni della sanità privata ricadono quasi tutte nell’obbligo di trattamento, fermo restando che è comunque opportuno, per il principio di responsabilizzazione (accountability) del titolare del trattamento, creare e gestire tale Registro.

Esiste, infine, la possibilità, per i titolari del trattamento che vorranno garantirsi maggiormente dai rischi inerenti la privacy, di ottenere la certificazione del proprio processo di gestione di dati sanitari (per ora solo lo Schema di Certificazione ISDP©10003:2015 di INVEO, accreditato da ACCREDIA).




Come sta la privacy ad un anno dall’attuazione del GDPR?

privacyIl Regolamento (Ue) 2016/679, noto anche come RGPD (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) o GDPR (General Data Protection Regulation), troverà piena attuazione esattamente fra un anno da oggi, il 25 maggio 2018, ovvero al termine del periodo di transizione.

A seguito dell’interessante seminario svoltosi venerdì 19 maggio 2017 presso l’Ordine degli Ingegneri di Bologna sulle possibili forme di certificazione in ambito Privacy, è utile fare qualche riflessione sull’attuazione di questa nuova normativa nelle organizzazioni del nostro Paese.

Attualmente esistono alcuni documenti ufficiali che permettono di comprendere meglio come declinare i requisiti del GDPR nella propria organizzazione, tra i quali:

Al momento, però, le indicazioni fornite non sono in grado di fugare tutti i dubbi sull’applicazione del GDPR, anzi!

Il GDPR dà spazio a integrazioni dei requisiti in esso riportati per regolamentare situazioni specifiche per tipo di dati trattati e particolari legislazioni nazionali, sarà compito del Garante Italiano definire eventuali disposizioni integrative che avranno valore di Legge.

Esaminando i concetti principali del GDPR, quali responsabilizzazione (accountability) del titolare e del responsabile del trattamento, privacy by design, privacy by default, valutazione di impatto, valutazione dei rischi e “misure di sicurezza adeguate”, è facile individuare molti punti di debolezza di numerose organizzazioni italiane che, per mentalità, non sono abituate ad affrontare il problema della protezione dei dati personali con metodo e come una reale priorità. Per molti vertici aziendali la privacy è “solo una scocciatura” e il nuovo Regolamento un “ennesimo obbligo cui toccherà adeguarsi”, ma non tanto prima della scadenza. Come se bastasse fare quattro documenti per risolvere il problema per sempre (o per lo meno fino al prossimo cambiamento normativo)!.

Purtroppo questo “approccio” per essere conformi al GDPR deve cambiare, perché è una norma di stampo anglosassone (tipo “common law”, a dispetto della Brexit) che richiede una forte responsabilizzazione di coloro che ricopriranno il ruolo di titolari (rappresentanti legali per le società) e responsabili del trattamento.

L’affidamento all’esterno di dati personali, anche solo per adempimenti legislativi, come la preparazione delle buste paga demandate allo Studio di Consulenza del Lavoro, devono richiedere un’attenta analisi del contratto con il soggetto esterno e verifica che esso soddisfi tutti i requisiti in termini di misure di sicurezza per la protezione dei dati.

Certamente per le PMI che trattano solo dati personali di dipendenti e collaboratori, oltre a nominativi di referenti di clienti e fornitori, l’adeguamento al GDP non sarà di particolare impatto, ma basta demandare all’esterno ad un servizio via web come la gestione del personale oppure avere un sito internet di e-commerce che raccoglie dati di utenti per rendere la gestione un pochino più complessa.

Viceversa le organizzazioni che trattano dati particolari (i.e. sensibili), soprattutto se poco strutturate e se gestiscono tali dati insieme a fornitori di servizi mediante internet, dovranno cambiare il loro atteggiamento sulla privacy e valutare attentamente i rischi che corrono. Soprattutto non credano che basti far scrivere un DPS o “riesumare” quello precedentemente redatto prima che il Governo lo abolisse: la carta (o i documenti digitali) non bastano, occorre la consapevolezza e la sostanza di applicazione di regole comportamentali, misure di sicurezza fisica e logica (sistemi informatici) ritenute adeguate (da chi?) e instaurare con fornitori e partner rapporti contrattuali che prendano in considerazione anche il trattamento dei dati personali e la loro tutela.

Recenti eventi come i ransomware del tipo Wannacry potrebbero far piangere veramente i titolari di trattamenti di dati sanitari, il cui valore per gli hacker potrebbe essere ben superiore dei 300 dollari in Bitcoin. Il ricatto potrebbe essere non del tipo “se rivuoi i tuoi dati paga”, ma “se non vuoi che divulghi su internet i tuoi dati paga il riscatto”!. Ci sono stati già casi analoghi legati a ricatti a proprietari di diritti di serie TV americane molto più innocui.

Relativamente al ruolo del DPO, l’obbligo di nomina imposto dal Regolamento ricade in modo certo solo su Enti Pubblici, mentre le Organizzazioni che controllano in modo regolare e sistematico dati personali di interessati su larga scala e quelle che trattano dati particolari (traducibili con i dati sensibili del vecchio Codice Privacy, D.Lgs 196/2003) su larga scala o trattano dati relativi a condanne penali e reati non sono facilmente determinabili. Cosa significa “su larga scala”? Le indicazioni fornite hanno permesso di stabilire che un medico di base della Sanità Italiana non tratta dati sanitari su larga scala, ma come considerare strutture superiori come Farmacie, Ambulatori medici Privati, Cliniche Private? Gli Studi Legali devono nominare un DPO?

Sicuramente le competenze del DPO dovrebbero comprendere competenze legali (conoscenza di normative e leggi applicabili alla materia ed ai dati trattati dall’organizzazione titolare del trattamento), competenze informatiche (non necessariamente particolarmente approfondite, per esse può rivolgersi a tecnici specializzati come sistemisti ed esperti di sicurezza informatica) e gestionali-organizzative.

Relativamente alle forme di certificazione sulla privacy che, beninteso, non esimono i titolari ed i responsabili del trattamento da essere passibili delle sanzioni previste dal Regolamento e dal Garante Privacy Italiano in caso di infrazioni, occorre distinguere fra diversi tipi di certificazione:

  • Certificazione di prodotto o servizio, accreditata secondo ISO 17065, come ad es. lo schema ISDP 10003:2015 – Criteri e regole di controllo per la Certificazione dei processi per la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali – Reg. EU 679/2016.
  • Certificazione delle figure Professionali della Data Protection (DPO, “Auditor Privacy”, “Privacy Officer” e “Consulente Privacy”).
  • Certificazione delle Aziende del Data Protection Management System in conformità al Codice di Condotta DPMS 44001:2016© ed al Reg. (UE) 679/2016.
  • Certificazione del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni secondo la ISO 27001:2013.

Premesso che la certificazione accreditata secondo il Regolamento UE 679/2016, così come esposta dall’articolo 43 dello stesso RGPD, trova attualmente riscontri solo in standard e certificazioni afferenti allo schema di accreditamento ISO 17065 (certificazioni di prodotto o servizio), emergono le seguenti considerazioni:

  • Non si è ancora affermato un sistema di gestione della privacy riconosciuto che, sulla base della struttura HLS delle norme sui sistemi di gestione (ISO 9001, ISO 27001, ecc.), consenta di gestire la protezione dei dati con un approccio sistemico, basato sui processi e concetti come il risk based thinking e l’attuazione di azioni finalizzate ad affrontare i potenziali rischi sul trattamento di dati personali.
  • Il ruolo del Data Processor Officer (DPO o RPD), come è definito dal Regolamento, non corrisponde ad una figura professionale specifica avente determinati requisiti di competenza (istruzione scolastica e post scolastica, conoscenze normative e tecniche, esperienza nell’ambito privacy, partecipazione a corsi di formazione, superamento di esami o abilitazioni). Il DPO è piuttosto “un ruolo” che potrebbe richiedere competenze differenti a seconda della realtà in cui opera e della criticità della protezione dei dati personali nell’organizzazione stessa.
  • Tutti gli schemi e gli standard sopra indicati permettono di ridurre il rischio che il titolare del trattamento e gli eventuali responsabili incorrano in infrazioni nel trattamento di dati personali e, quindi, rischino infrazioni anche pesanti e/o gravi danni di immagine.

Per concludere, secondo il risk based thinking, quali rischi corrono le aziende che non sono adeguate al GDPR?

La probabilità di essere sanzionati a seguito di ispezioni del Nucleo Privacy della GdF è estremamente bassa, un po’ più alta per organizzazioni che trattano dati particolarmente critici (la valutazione è fatta in base al numero delle ispezioni avvenute negli ultimi anni).

La probabilità di incorrere in sanzioni o in risarcimento danni a causa di istanze di interessati che si sentono danneggiati nella loro privacy oppure in caso di incidenti di dominio pubblico è un po’ più alta.

L’impatto delle conseguenze nel caso si verifichino suddetti eventi negativi dipende dal tipo di organizzazione e dai dati trattati, può essere significativo o devastante a seconda dei casi.

Leggi anche l’articolo Impatti del Regolamento Privacy sullo sviluppo software.