Rottamare il vecchio sistema qualità ed affidare la gestione della qualità in outsourcing

Molti sistemi di gestione per la qualità (ma anche sistemi cosiddetti “integrati” qualità, ambiente, sicurezza e/o responsabilità sociale) soffrono di obsolescenza. Sono stati progettati e realizzati oppure “ristrutturati” anche dieci anni fa a seguito dell’ultima “rivoluzione” portata dalle cosiddette Vision 2000, alias ISO 9001:2000 e non sono più stati mantenuti aggiornati perchè sono cessati i rapporti con il consulente dell’epoca e si è cercato di mantenere il sistema con risorse interne, per risparmiare un po’.

L’Organismo di Certificazione non ha mai voluto infierire per non alterare i difficili equilibri con il cliente, soprattutto in questi ultimi anni di crisi e quindi si è tirato un po’ a campare, del resto l’ultima revisione della norma, la ISO 9001:2008, non ha certo portato novità significative da cambiare qualcosa…

Nel frattempo , però, l’azienda è cambiata: le attività non si svolgono più come un tempo, il ricorso ai sistemi informatici è sempre più significativo, magari si è cambiato il gestionale, ma il sistema qualità no, si è sempre cercato di mantenerlo in vita con ritocchi minimali che l’auditor dell’Ente di Certificazione segnalava tanto per far vedere che trovava qualcosa…

In talune realtà, invece, magari di più piccole dimensioni, certi processi sono rimasti immutati da anni e la modulistica del “vecchio” sistema qualità – magari in formato cartaceo – resiste ormai da tempo. Perchè nessuno ha mai pensato che si potesse migliorare e realizzare qualcosa di più efficiente utilizzando le nuove opportunità offerte dai sistemi informatici e dal web.

Oggi val la pena di rimettere in discussione tutto questo e sfruttare il sistema di gestione per la qualità e la certificazione ISO 9001 ancora valida per provare a migliorare il sistema migliorando l’efficienza dei processi aziendali e riducendo i rischi di perdite di tempo, di danaro e di immagine per non conformità provocate.

Perchè, quindi, non rottamare il vecchio sistema ed affidare il ruolo di Responsabile Qualità all’esterno (affidare la qualità in outsourcing) a chi potrebbe essere in grado di ristrutturarlo o riprogettarlo, a seeconda delle esigenze, per cercare di renderlo aderente ai processi dell’organizzazione, magari individuando quelle sicure opportunità di miglioramento che potrebbero incrementare l’efficienza dei processi?

E’ noto che tutte le aziende certificate secondo la normativa ISO 9000  devono nominare un Responsabile Qualità (in realtà la norma richiede solo un Rappresentante della Direzione, ma poi serve qualcuno che ne svolga i compiti), interno o esterno alla struttura societaria, che provveda alla gestione del sistema qualità: aggiornamento procedure, effettuazione audit interni, gestione azioni correttive e preventive, preparazione riesame della direzione, ecc..

Spesso la persona nominata internamente ha molti altri impegni interni all’organizzazione e non riesce a seguire in modo adeguato anche il sistema qualità e quindi ci si trova spesso nelle situazioni precedentemente descritte di un sistema qualità abbandonato a se stesso e di un’azienda che rinuncia a migliorarsi.

In queste situazioni la soluzione ottimale è quella di affidare esternamente l’incarico, ad un professionista qualificato che svolge abitualmente tali attività e pertanto è in grado di mantenere il sistema sempre aggiornato, di migliorarne l’efficienza e l’efficacia, allorquando se ne presentino le necessità, di effettuare verifiche ispettive (oggi chiamate audit) realmente indipendenti e con un adeguato livello di approfondimento per scoprire le vere falle dei processi interni.

Oltre a ciò i costi per la gestione del sistema qualità in outsourcing sono spesso inferiori rispetto alla gestione interna, se il sistem fosse realmente seguito a dovere.