La UNI EN ISO 19011:2012 – Linee guida per audit di sistemi di gestione pubblicata lo scorso anno, presenta alcune interessanti novità rispetto alla versione precedente del 2003, anche se nella sostanza i cambiamenti non impattano in modo significativo sul processo di audit.
Anzitutto già dal titolo si capisce che la norma è valida per qualsiasi tipo di audit su sistemi di gestione, non solo per quelli relativi a qualità ed ambiente (ISO 9001 e ISO 14001), ma – come era ovvio supporre – si adatta anche alla gestione degli audit per i sistemi di gestione sulla sicurezza delle informazioni ISO 27001, sulla sicurezza e salute sul lavoro, ecc.
Oltre ai soliti capitoli introduttivi presenti in tutte le norme ISO (Scopo e campo di applicazione, riferimenti normativi, termini e definizioni, ecc.) ed al capitolo “Principi dell’audit”, la norma presenta due capitoli fondamentali:
- GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
- SVOLGIMENTO DI UN AUDIT
La ISO 19011:2012 fa prevalentemente riferimento alla gestione degli audit di prima e seconda parte, ovvero agli audit interni e quelli eseguiti dal cliente sul fornitore, mentre per gli audit di parte terza (svolti dagli Organismi di Certificazione) il principale riferimento è diventato la ISO 17021:2011. Paradossalmente gli auditor degli organismi di certificazione su sistemi di gestione dovranno considerare questa norma come possibile linea guida, mentre i requisiti da osservare sono contenuti solo nella ISO 17021.
La norma introduce il concetto di rischio associato all’attività di audit di sistemi di gestione, ma l’approccio adottato riguarda sia il rischio che il processo di audit non raggiunga i propri obiettivi, sia l’eventualità che l’audit interferisca con le attività e i processi dell’organizzazione oggetto dell’audit, trascurando il fatto che l’audit può evidenziare comportamenti e prassi “rischiose” per l’organizzazione. Per rischiose intendo procedimenti rilevati (difformi o meno alle procedure stabilite) che possono portare a non conformità, nelle sue varie declinazioni: prodotti non conformi, incidenti (per la sicurezza delle informazioni), non conformità di sistema, ecc..
Le definizioni del capitolo 3 apportano lievi modifiche a quelle della precedente versione della norma. Si noti che il termine “verifica ispettiva” è completamente sparito da questa e dalle norme della famiglia ISO 9000, a favore del termine “audit” sebbene l’impiego della precedente terminologia sia rimasto nell’uso comune dei sistemi di gestione per la qualità ed anche alcuni organismi di certificazione continuino ad usarlo, mentre altri impongono alle aziende clienti l’aggiornamento della terminologia. Nella sostanza i due termini rimangono sinonimi e nulla vieta di citare il primo termine al posto del secondo nella propria documentazione di sistema.
In generale l’elenco dei termini e definizioni richiama più un audit di un ente di certificazione piuttosto che un audit interno di auna piccola impresa.
I principi dell’audit delineati dalla norma al capitolo 7 sono i seguenti:
a) Integrità: il fondamento della professionalità.
b) Presentazione imparziale: obbligo di elaborare rapporti veritieri e accurati.
c) Dovuta professionalità: l’applicazione di diligenza e di giudizio nel corso del l’attività di audit.
d) Riservatezza: sicurezza delle informazioni.
e) Indipendenza: la base per l’imparzialità dell’audit e l’obiettività delle conclusioni dell’audit.
f) Approccio basato sull’evidenza: il metodo razionale per raggiungere conclusioni dell’audit affidabili e riproducibili in un processo di audit sistematico.
Probabilmente l’enfasi è eccessiva sull’integrità ed imparzialità dell’auditor, mentre uno dei principi fondamentali per svolgere un buon audit è la conoscenza dei processi sottoposti ad audit da parte dell’auditor che li verifica, ma sulla competenza degli auditor c’è un capitolo a parte (il settimo).
Riguardo all’indipendenza la norma cita che «Per gli audit interni, gli auditor dovrebbero essere indipendenti dai responsabili operativi della funzione sottoposta ad audit». Tale aspetto non viene sempre rispettato in molti sistemi di gestione certificati, con buona pace degli enti di certificazione, sebbene questa norma si esprima in termini condizionali (“dovrebbe”).
Il programma di audit può anche comprendere informazioni e risorse necessarie quali:
- obiettivi del programma di audit e dei singoli audit;
- estensione/numero/tipo/durata/siti/pianificazione temporale degli audit;
- procedure del programma di audit;
- criteri di audit;
- metodi di audit;
- selezione dei gruppi di audit
- risorse necessarie (inclusi viaggi e alloggi);
- processi per la gestione della riservatezza, sicurezza delle informazioni, salute e sicurezza sul lavoro e quant’altro necessario.
Il programma di audit normalmente ha un orizzonte temporale di un anno e dovrebbe coprire tutte le aree/processi/unità operative/divisioni comprese nel sistema di gestione da sottoporre ad audit. Il diagramma di flusso riportato nella norma definisce alcuni passi fondamentali:
- Definizione degli obiettivi del programma di audit.
- Definizione del programma di audit (ruoli, responsabilità, competenze, estensione, ecc.).
- Attuazione del programma di audit (obiettivi, metodi, assegnazione membri del gruppo di audit, registrazioni, ecc.).
- Monitoraggio del programma di audit.
- Riesame e miglioramento del programma di audit.
Nel punto 3 intervengono la competenza degli auditor e lo svolgimento dell’audit, trattati ai capitoli successorio
La norma ISO 19011 descrive in dettaglio i suddetti step; da ciò si comprende che un programma di audit non dovrebbe limitarsi ad un elenco di audit per aree o processi con periodi indicativi di svolgimento e definizioni di responsabili del gruppo di audit. Questo può essere sufficiente per una piccola realtà, mentre per un’azienda più grande e strutturata, magari con alcune unità operative distaccate, potrebbe essere consigliabile sviluppare un programma di audit descrittivo, non solamente un “calendario di audit”. Alcuni aspetti dovrebbero essere definiti e trattati più approfonditamente, ad esempio gli obiettivi (audit di conformità ad una norma oppure bisogna valutare il raggiungimento di determinati obiettivi di miglioramento?), i metodi (è opportuno pianificare audit a distanza?), l’estensione dei singoli audit, le tecnologie informatiche da impiegare e così via.
Anche i rischi di un programma di audit dovrebbero essere attentamente valutati: dedicare un tempo insufficiente a determinate aree o processi, oppure incaricare auditor non sufficientemente competenti per verificare certi processi, potrebbe comportare uno spreco di risorse oppure una riduzione dell’efficacia degli audit.
Un’attenta programmazione di questa fase può rendere il programma di audit più o meno efficace ed efficiente con conseguente impatto sui costi di tutta l’attività e benefici che ne derivano.
Anche la fase di attuazione del programma di audit richiede una pianificazione accurata di vari aspetti quali obiettivi, campo di applicazione, criteri e tempistiche dei singoli audit, nonché comunicazione ai soggetti interessati e disponibilità delle risorse necessarie per svolgere l’audit.
A volte anche una corretta gestione di aspetti logistici e di comunicazione sia agli auditor, sia ai soggetti auditati, di informazioni di interesse quali i risultati di precedenti audit, le tecnologie da verificare, informazioni relative alla sicurezza, ecc. possono evitare problemi in fase di svolgimento dell’audit.
La norma raccomanda la corretta gestione dei risultati degli audit e delle relative registrazioni (piani e rapporti di audit, rapporti di non conformità, azioni correttive, ecc.), compresa la dovuta riservatezza delle stesse.
Monitoraggio, riesame e miglioramento del programma di audit sono punti fondamentali per mantenere efficace ed efficiente il programma di audit anche attraverso modifiche scaturite dai risultati degli audit e da altri ritorni dal campo (ad es. feedback da parte delle persone auditate).
