Il controllo di gestione nelle piccole imprese di servizi su commessa

E’ stato pubblicato il volume “Il controllo di gestione nelle piccole imprese di servizi su commessa” di Fabrizio Di Crosta, già disponibile in libreria ed on line (Link al sito dell’editore).

Il volume è rivolto alle piccole organizzazioni che erogano servizi su commessa che desiderano introdurre al loro interno un sistema di controllo di gestione efficace per monitorare l’andamento della loro attività.

Per “piccole organizzazioni che erogano servizi su commessa” intendo quelle aziende, studi professionali o società di consulenza che:

  • impiegano fino a 50 addetti di cui parte di essi possono essere consulenti esterni che lavorano non a tempo pieno per la società;
  • svolgono servizi ad alto contenuto professionale, ovvero il cui valore è costituito prevalentemente dal tempo delle persone;
  • erogano i propri servizi al cliente in base ad un ordine o contratto (“su commessa”);
  • le commesse hanno una durata variabile da una settimana ad oltre un anno di calendario;
  • l’impegno lavorativo per completare la commessa è variabile da qualche decina di ore/persona (spesso denominate “ore/uomo”) in su, fino a centinaia di giorni/persona.

In realtà la dimensione dell’impresa in oggetto può essere anche superiore a quella indicata, ma  in tal caso probabilmente essa ha già implementato un sistema di controllo dei costi e dei ricavi sufficientemente efficace, dunque, può ricavare solo alcuni vantaggi dalla lettura del libro in oggetto, ad esempio può trovare utili alcune considerazioni su come risolvere specifiche problematiche.

Il tipo di organizzazione cui mi riferisco rientra, ad esempio, tra le seguenti categorie:

  • società di consulenza direzionale o di revisione contabile;
  • studi legali;
  • studi di commercialisti;
  • società di informatica che sviluppano software ed erogano i relativi servizi accessori;
  • società di ingegneria ed architettura;
  • studi di progettazione nel settore delle costruzioni, della meccanica e dell’elettronica;
  • studi tecnici.

Spesso queste realtà non dispongono di una metodologia consolidata ed omogenea di registrazione e consuntivazione delle ore lavorate sulle varie attività e soprattutto non utilizzano un sistema di reporting definito e documentato per analizzare i risultati conseguiti.

In questo contesto il bilancio d’esercizio (in particolare il conto economico) non può rappresentare un efficace strumento di valutazione delle prestazioni economiche, finanziarie, qualitative e commerciali dell’organizzazione. Esso, infatti, non può fornire alla direzione dati attendibili sui margini di redditività di ogni singola commessa, né fornire stime attendibili sull’andamento futuro della società.

Gli imprenditori ed i titolari di studi professionali che riconoscono la propria società o studio nelle tipologie di organizzazioni sopra descritte dovrebbero seriamente prendere in esame, se già non lo hanno fatto, di progettare ed attuare un sistema di controllo di gestione strutturato come nel seguito di questo volume.

Naturalmente, come esistono organizzazioni che non hanno implementato per nulla sistemi di controllo siffatti, esistono molte realtà che stanno utilizzando strumenti più o meno complessi, magari basati su fogli Excel, database Access o programmi gestionali commerciali adattati. Queste ultime potrebbero cogliere spunti interessanti sia per completare il sistema attualmente utilizzato, sia per esaminare – e magari risolvere – alcuni problemi incontrati nell’implementazione degli strumenti di raccolta e consuntivazione dei dati sulle commesse.

In sintesi il sistema di controllo di gestione esposto si articola nei seguenti punti:

1)     La pianificazione e gestione della commessa.

2)     La definizione delle attività consuntivabili.

3)     La raccolta dati e consuntivazione delle attività.

4)     L’analisi dei dati consuntivate ed il reporting.

In conclusione, la direzione dell’organizzazione, nell’ottica di assumere delle decisioni basandosi su dati di fatto oggettivi, dovrebbe essere in grado di sapere:

  • quanto costano i propri servizi;
  • quali margini producono i propri servizi;
  • a quale prezzo possono essere venduti i propri servizi per essere remunerativi.

Come per qualsiasi progetto o attività non direttamente fatturabile al cliente, anche la consuntivazione delle attività ed il controllo di gestione non devono incidere – come impegno di tempo e risorse informatiche – in modo superiore ai vantaggi che riescono a produrre. È proprio questo l’ostacolo “visibile” che impedisce a molte organizzazioni di adottare sistemi di questo tipo, ma in realtà spesso non si dedica alla realizzazione di questo progetto il tempo e le risorse informatiche necessarie per rendere il sistema veramente efficiente, oltre che efficace, al fine di fornire informazioni sull’andamento passato dell’organizzazione, utili per pianificare le attività future e per accrescere la propria competitività.

Da ultimo, se prendiamo in considerazione le recenti modifiche legislative (dal c.d. Decreto Bersani agli ultimi provvedimenti del Governo Monti) che portano ad una maggiore liberalizzazione delle professioni oltre alla crisi economica, si può facilmente comprendere che tali organizzazioni, per restare competitive in un nuovo mercato – che ha abolito le tariffe (minime e massime), eliminerà il divieto di pubblicità e renderà obbligatorio formulare un preventivo – dovranno necessariamente rivedere la propria organizzazione interna secondo principi di efficacia e di efficienza più vicini a logiche “aziendali”.

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