Il cloud computing e la PMI

Cloud Computing: è utilizzabile da un’impresa di piccole dimensioni? Quali benefici potrebbe portare? Forum, Wiki, Social Network, Blog possono migliorare il lavoro dei dipendenti? In quali ambiti sono applicabili?

Quali attività dell’impresa potrebbero essere supportate da applicazioni mobile? Con quali benefici? Quali sono gli ostacoli da superare in fase di adozione?

Come aumentare l’efficacia delle attività di marketing attraverso le tecnologie digitali ed i social media? Quali risultati concreti è possibile ottenere grazie al Mobile Marketing?

Queste domande sono state utilizzate per promuovere un seminario sull’argomento nell’ambito di una nota fiera che si svolge in questo periodo e sono le domande che un responsabile di una piccola e media impresa o di uno studio professionale potrebbe chiedersi a proposito del cloud computing. Sicuramente in questo periodo il cloud computing è molto popolare e parecchi eventi ed alcune riviste trattano l’argomento sotto diversi aspetti. Ovviamente se con l’autunno si parla di “cloud” (in inglese letteralmente “nuvola”) non è solo un fatto atmosferico, considerando che alcuni importanti produttori di hardware e di software stanno proponendo soluzioni applicative al riguardo (tanto per restare in cielo Microsoft propone “Azur”) e che la spinta commerciale – in un periodo di vendite non esaltanti – è abbastanza forte.

Francamente le prospettive e le possibilità, anche per le piccole e medie imprese  egli studi professionali, sono molto interessanti, soprattutto dal punto di vista del rapporto costi-benefici.

Per una disamina dettagliata ed indipendente sul cloud computing (che cos’è? Come si attua? Quali sono le soluzioni sul mercato?) rimando ad un bell’articolo apparso su PC Professionale del mese di ottobre (anche la rivista INARCOS ha recentemente pubblicato un bell’articolo sull’argomento), mediante il quale i neofiti dell’argomento potranno capire di cosa si tratta.

Personalmente vorrei sottolineare alcuni pregi e difetti delle implementazioni “cloud” per le organizzazioni oggetto di questo articolo.

Se da un lato le soluzioni proposte di gestione di sistemi informatici non operanti all’interno del perimetro dell’azienda presenta alcuni vantaggi inconfutabili, soprattutto per una piccola organizzazione.

Acquistare un servizio che comprenda l’impiego di server remoti e software applicativi utilizzabili via internet in modo sicuro può avere dei costi abbordabili e certi rispetto ad analoghe soluzioni interne che non possono esaurirsi nell’acquisto di hardware e licenze software e nella relativa installazione, ma devono considerare servizi di manutenzione che – in mancanza di personale interno di adeguata competenza (la stragrande maggioranza dei casi per le piccole organizzazioni) – devono essere acquistati esternamente con costi che facilmente lievitano a fronte di esigenze particolari. In questi casi molte piccole realtà, al fine di spendere poco, si affidano allo “smanettone di turno”, auspicalmente un “bravo ragazzo” esperto di computer, che però non è in grado di fornire un assistenza continuativa adeguata, talvolta sparisce dalla circolazione (spesso questi soggetti sono anche “un po’ matti”) e, se succedono guai grossi, senza assistenza qualificata il personale interno potrebbe non riuscire a lavorare proficuamente per un certo periodo di tempo (ad es. non riuscire ad accedere ad internet o alla posta elettronica, non lavorare su una determinata postazione con problemi, ecc.). Naturalmente in questo modo i sistemi non sono sempre aggiornati come dovrebbero (patch e service pack vengono installate solo occasionalmente durante le visite del tecnico esterno), la sicurezza (anti malware e firewall, backup) non è gestita a dovere in modo continuativo, insomma non c’è da stare tranquilli. Viceversa il servizio “cloud” potrebbe fornire adeguate garanzie in questo senso e l’ubicazione remota dei dati potrebbe fornire quella sicurezza aggiuntiva che spesso non viene ricercata nei backup dalle piccole organizzazioni (vengono periodicamente conservati backup dei dati fuori dall’azienda per scongiurare gli effetti di eventi catastrofici, quali terremoti o inondazioni, o di furti dell’hardware e dei supporti?).

Il software as a service (detto SaaS) via internet può essere fruito da qualsiasi postazione dotata di accesso alla rete, teoricamente in qualunque parte del mondo, soddisfacendo così le esigenze di mobilità di manager e professionisti, ma anche di agenti e rappresentanti che potrebbero ad esempio inserire gli ordini direttamente nel gestionale già a casa del cliente, riducendo così tempi, costi e possibili errori di trascrizione.

Attraverso servizi “cloud” (non solo software, ma anche infrastrutture di rete, fornite da remoto) è possibile gestire meglio i rapporti con i clienti ed i partner che – mediante collegamento via web sicuro – possono accedere ai dati che li riguardano e ricevere/trasmettere informazione in tempi più brevi senza necessariamente avere un supporto da parte di personale dell’organizzazione. Ovviamente questo è ottenibile anche con applicazioni web installate su server aziendali aperti verso l’esterno, ma i vantaggi del cloud sono in questo caso quelli esposti in precedenza (stabilità, aggiornamento e sicurezza della piattaforma gestita da personale competente).Detto dei vantaggi passiamo ora agli svantaggi o aspetti negativi del cloud computing, naturalmente sempre per piccole organizzazioni.

Il problema principale è costituito dal fatto che per usufruire dei servizi cloud occorre un collegamento ad internet e pure veloce. Sembra una banalità, ma sono venuto a conoscenza di situazioni reali nelle quali il collegamento non è costante come prestazioni durante tutto l’arco della giornata, anzi è inaccettabile per alcune ore (mi riferisco ad una zona industriale poco distante da un piccolo centro abitato, non ad un paesino fra i monti) ed anche di collegamenti assenti (in un’area ad elevata urbanizzazione) per periodi prolungati (alcuni giorni) o intermittenti nel corso della giornata per lunghi periodi (settimane). In questi ultimi casi occorre sopperire con una connessione di backup (chiavetta USB, se disponibile il collegamento su rete 3G) e non tutti i servizi potrebbero essere disponibili, quindi il collegamento a internet deficitario può creare importanti danni all’azienda “cloud”, tanto più gravi quanto più sono i servizi “in the cloud”. Provate ad immaginare un sistema ERP che funziona solo se c’è il collegamento ad internet: in assenza di connessione l’azienda si blocca con conseguenti costi improduttivi (personale che non lavora, ordini che non vengono processati, ecc.) e perdita di immagine verso i clienti. Occorre tener presente che se da un lato i servizi di cloud computing a pagamento arrivano a garantire dei livelli di affidabilità (disponibilità del servizio, sicurezza dei dati) elevatissimi, dall’altro i provider di servizi internet e telefono del nostro paese danno poche garanzie al riguardo in caso di guasto: ben che vada garantiscono l’intervento entro 48 ore, ma se il problema non si scopre i tempi si possono allungare e vengono riconosciuti risarcimenti danni ridicoli (comparabili con il costo dei canoni del servizio).

Dunque il digital divade ed i problemi di connessione sono i principali ostacoli alla diffusione del cloud computing.

Poi viene il problema della sicurezza dei dati, declinato (ISO 27000 docet) in termini di riservatezza, integrità e disponibilità. Su questo aspetto bisogna verificare i contratti di servizio che, per una piccola azienda, potrebbero risultare ostici e sulla riservatezza bisogna fidarsi.

Alcuni imprenditori italiani sono restii ad affidarsi anche semplicemente ad un servizio di storage in the cloud proprio per timore che qualcuno vada a curiosare fra i suoi dati (quando magari non ha il benché minimo controllo su quello che potrebbe accadere all’interno della sua azienda).

Accanto a questo potrebbero esserci problemi di compliance normativa (ad es. legge sulla privacy), talvolta di difficile interpretazione se il server che custodisce i nostri dati (e dei nostri clienti e fornitori) è collocato in un paese extra UE o non si sa dove.

Infine, senza fare terrorismo, parliamo di sabotaggi e di terrorismo. Se i dati delle aziende si spostassero sempre più “in the cloud” a qualcuno potrebbe venir voglia di sabotare questi dati attraverso tecniche di hacking e quindi di bloccare la produttività di moltissime imprese, causando danni ingenti all’economia globale. Provate a pensare se qualche terrorista riuscisse ad impossessarsi dei dati gestiti da multinazionali come Google, Microsoft o Amazon.

Ma il freno alla diffusione del cloud computing non deve essere la paura, ne lo slancio deve essere il costo basso o addirittura nullo. Occorre effettuare un’adeguata valutazione dei rischi di caso in caso per decidere di rivolgersi a servizi di questo tipo ed a livello di risk management aziendale le nostre piccole imprese non sono certo dei fenomeni! Da un lato ci sono le finte paure, con gradi di rischio minimi perché la probabilità che si verifichino è bassissima e gli effetti si possono prevenire o mitigare con adeguate contromisure. Dall’altro ci sono rischi reali che vengono sottovalutati, accecati magari dalla parola gratis, che contraddistingue molti servizi. Infatti lo sviluppo di molti servizi gratuiti su internet, dalle Google Apps ai vari servizi di backup e storage on line, da Microsoft Live ai tool di collaborazione on-line oppure ai social network professionali come Linkedin o Viadeo, è principalmente dovuto al fatto che spesso i servizi di base sono gratis e molte aziende italiane ci si buttano a pesce senza sapere neanche quali garanzie è in grado di fornire il servizio. Ovviamente i servizi gratis ed il mondo open source non potrebbero sopravvivere senza che nessuno paghi per il lavoro delle persone. Ciò può avvenire o attraverso la pubblicità oppure mediante servizi aggiuntivi più professionali a pagamento. Pensate cosa accadrebbe se domani Facebook ci dicesse che non è più gratis, ma che ad ogni utente – per continuare ad operare sulla piattaforma di social network più diffusa nel mondo – verrà richiesto un minimo obolo, diciamo 1 euro al mese….

Cito un esempio: recentemente la piattaforma NING (un misto fra un sito web ed un social network ristretto) ha deciso di non offrire più i servizi gratis e, molto onestamente, ha proposto servizi a pagamento ed ha permesso ad ogni iscritto di scaricarsi i propri contenuti qualora non volesse aderire ai servizi a pagamento.

Non vorrei essere frainteso, tanto di cappello ai numerosi servizi free come Google Apps o altri che potrebbero migliorare la vita lavorativa di piccole organizzazioni che però non sanno usarli perché nessuno ha detto loro che esistono e come fare per utilizzarli. Il miglioramento dell’efficienza aziendale (e dei piccoli studi professionale) passa anche attraverso l’utilizzo consapevole di strumenti web per la gestione delle attività (calendari, appuntamenti, progetti, documenti) e la comunicazione con l’esterno (sito web, blog, newsletter, forum,…), però occorre che tutto ciò venga pianificato con criterio dall’imprenditore, magari con il supporto di personale competente ed indipendente che sappia indirizzare nel modo giusto le scelte imprenditoriali, senza farsi condizionare dall’enfasi della spinta promozionale di alcuni player che operano sul mercato e che magari hanno già un piede in azienda con altri prodotti o da voci provenienti da colleghi e concorrenti che operano in realtà con esigenze e problematiche diverse.