La norma UNI 11697:2017 e la figura del DPO

Lo scorso dicembre – dopo lunghe discussioni – è stata pubblicata la norma UNI 11697:2017 “Attività professionali non regolamentate – Profili professionali relativi al trattamento e alla protezione dei dati personali – Requisiti di conoscenza, abilità e competenza”, inerente la definizione dei requisiti relativi all’attività professionale dei soggetti operanti nell’ambito del trattamento e della protezione dei dati personali (compreso il DPO), da questi esercitata a diversi livelli organizzativi (pubblico o privato).

L’UNI dichiara che “La norma definisce i profili professionali relativi al trattamento e alla protezione dei dati personali coerentemente con le definizioni fornite dall’EQF e utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalla UNI 11621-1 Attività professionali non regolamentate – Profili professionali per l’ICT – Parte 1: Metodologia per la costruzione di profili professionali basati sul sistema e-CF“.

La norma, anche dopo la sua uscita, è stata fonte di animate discussioni fra gli esperti del settore e, soprattutto, è stata vivacemente contestata da chi ritiene che non esponga in modo chiaro e preciso i requisiti professionali delle figure in oggetto oppure definisca delle figure professionali favorevoli a certi profili piuttosto che altri.

Le figure professionali delineate dalla norma UNI sono le seguenti:

  1. Data Protection Officer (DPO), figura di supporto al titolare o responsabile del trattamento nell’applicazione e per l’osservanza del Regolamento (UE) 2016/679, in conformità all’ art. 37 (Designazione del Responsabile della protezione dei dati), art. 38 (Posizione del Responsabile della protezione dei dati) e art. 39 (Compiti del Responsabile della protezione dei dati).
  2. Manager Privacy, figura che assiste il titolare nelle attività di coordinamento di tutti i soggetti che – nell’organizzazione – sono coinvolti nel trattamento di dati personali (responsabili, incaricati, amministratori di sistema, ecc.), garantendo il rispetto delle norme in materia di privacy e il mantenimento di un adeguato livello di protezione dei dati personali.
  3. Specialista Privacy, figura di supporto appositamente formato (è richiesta una formazione minima di 24 ore), che collabora con il Manager Privacy e cura la corretta attuazione del trattamento dei dati personali all’interno dell’organizzazione, svolgendo le attività operative che, di volta in volta, si rendono necessarie durante tutto il ciclo di vita di un trattamento di dati personali.
  4. Valutatore Privacy, figura dotata di una apposita formazione (minima di 40 ore) che si caratterizza per la sua terzietà sia nei confronti del Manager che dello Specialista Privacy; egli esercita una attività di monitoraggio (audit) andando ad esaminare periodicamente il trattamento dei dati personali e valutando il rispetto delle normative di settore emanate.

Concentriamoci sulla figura del DPO o RPD. La norma definisce una descrizione sintetica del profilo, una missione, dei risultati attesi, dei compiti principali, delle competenze, delle abilità e delle conoscenze.

Per ognuna delle competenze assegnate seguenti è definito un livello di competenza:

  • Pianificazione di Prodotto o di Servizio
  • Sviluppo della Strategia per la Sicurezza Informatica
  • Gestione del Contratto
  • Sviluppo del Personale
  • Gestione del Rischio
  • Gestione delle Relazioni
  • Gestione della Sicurezza dell’Informazione
  • Governante dei sistemi informativi

Tra le Abilità (Skill) stabilite che deve possedere il DPO si segnalano:

  • Contribuire alla strategia per il trattamento e per la protezione dei dati personali
  • Capacità di analisi
  • Capacità organizzative
  • Pianificazione e programmazione
  • Saper analizzare gli asset critici dell’azienda ed identificare debolezze e vulnerabilità riguardo ad intrusioni o attacchi
  • Saper anticipare i cambiamenti richiesti alla strategia aziendale dell’information security e formulare nuovi piani
  • Saper applicare gli standard, le best practice e i requisiti legali più rilevanti all’information security
  • Garantire che la proprietà intellettuale (IPR) e le norme della privacy siano rispettate
  • egoziare termini e condizioni del contratto
  • Preparare i template per pubblicazioni condivise
  • Progettare e documentare i processi dell’analisi e della gestione del rischio
  • Essere in grado di seguire e controllare l’uso effettivo degli standard documentativi aziendali

Invece tra le Conoscenze (Knowledge) possedute dal DPO vi sono:

  • I principi di privacy e protezione dei dati by design e by default I diritti degli interessati previsti da leggi e regolamenti vigenti Le responsabilità connesse al trattamento dei dati personali
  • Norme di legge italiane ed europee in materia di trattamento e di protezione dei dati personali
  • Norme di legge in materia di trasferimento di dati personali all’estero e circolazione dei dati personali extra UE
  • Le metodologie di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e PIA
  • Le norme tecniche ISO/IEC per la gestione dei dati personali
  • Le tecniche crittografiche
  • Le tecniche di anonimizzazione
  • Le tecniche di pseudonimizzazione
  • Sistemi e tecniche di monitoraggio e “reporting”
  • Gli strumenti di controllo della versione per la produzione di documentazione
  • I rischi critici per la gestione della sicurezza
  • I tipici KPI (key performance indicators)
  • Il ritorno dell’investimento comparato all’annullamento del rischio
  • la computer forensics (analisi criminologica di sistemi informativi)
  • La politica di gestione della sicurezza nelle aziende e delle sue implicazioni con gli impegni verso i clienti, i fornitori e i sub-contraenti
  • Le best practice (metodologie) e gli standard nella analisi del rischio
  • Le best practice e gli standard nella gestione della sicurezza delle informazioni
  • Le norme legali applicabili ai contratti
  • Le nuove tecnologie emergenti (per esempio sistemi distribuiti, modelli di virtualizzazione, sistemi di mobilità, data sets)
  • Le possibili minacce alla sicurezza
  • Le problematiche legate alla dimensione dei data sets (per esempio big data)
  • Le problematiche relative ai dati non strutturati (per esempio data analytics)
  • Le tecniche di attacco informatico e le contromisure per evitarli

Fra le competenze richieste determinate dalla norma emergono profili afferenti a:

  • Consulenti direzione
  • Consulenti ed esperti di sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (famiglia delle norme ISO 27000)
  • Auditor di sistemi di gestione
  • Esperti di Risk Management
  • Consulenti/esperti sulle normative attinenti alla privacy ed alla protezione dei dati personali (leggi, normative, disposizioni del Garante, ecc.)

Inoltre sono richieste conoscenze legali sulla contrattualistica, competenze sulla sicurezza informatica (tecniche di attacco, crittografia, ecc.) e sui sistemi informatici e relativi database.

Pur con le dovute precisazioni relative al fatto che il candidato DPO dovrà ricoprire un ruolo le cui caratteristiche dipendono fortemente dall’organizzazione in cui dovrà andare a operare, è evidente che prevalgono le competenze gestionali/manageriali e quelle relative alla sicurezza delle informazioni, piuttosto che quelle legali. Per quanto possa essere contestata, la norma chiaramente individua soggetti più vicini all’ingegnere dell’informazione che all’esperto legale come possibile DPO/RPD. Sicuramente le competenze legali eventualmente mancanti a un profilo molto vicino all’ingegnere dell’informazione sono più facilmente colmabili, anche attraverso consulenze specifiche, rispetto ad altre situazioni in cui il potenziale DPO si trova a dover colmare il gap di competenza relativo ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazione, al risk management, alle basi di dati e magari anche alla cybersecurity.

Sicuramenteci sono in giro illustri avvocati esperti di info security e data protection, magari anche consulenti ed auditor ISO 27001, ma tutti coloro che si propongono per il ruolo di DPO con competenze essenzialmente giurisprudenziali saranno adatti a ricoprire il ruolo di DPO?

Naturalmente queste considerazioni valgono se si pensa di affidare il ruolo di DPO ad un’unica figura, con l’eventuale supporto di un team di esperti nelle varie discipline.

Chiaramente ogni organizzazione o ente pubblico che vorrà selezionare il proprio DPO potrà decidere come meglio crede in base ai compiti e le caratteristiche identificate per il DPO dal Regolamento UE 679/2016, ma la norma UNI 11697, volontaria, dice questo.

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